Abstract
This research developed a conceptual framework proposal to analyze the contribution of information technology to the performance of document management in public institutions. The research is exploratory and bibliographical and the foundations of the Balanced Scorecard (BSC) guided the development of the framework. A framework composed of performance perspectives, strategic objectives, strategic map, document management indicators, as well as guiding questions to analyze the contribution of the information technology. The composition of the framework allowed the identification of a broad spectrum of IT support possibilities for document management performance. In general, these possibilities are related to user satisfaction, the quality of document management processes, the ability to learn, innovate and improve the document management and, the optimization of the financial resources of document management and, consequently, of the organization as a whole.
References
ALBERTIN, A. L.; ALBERTIN, R. M. de M. Benefícios do uso de tecnologia de informação para o desempenho empresarial. Revista de Administração Pública, v. 42, n. 2, p. 275-302, 2008.
ALMEIDA, A. C. L.; NASCIMENTO, G. B. Considerações sobre a preservação de documentos em formato digital. Biblionline, v. 7, n. 2, p. 22-27, 2011.
ANTÓNIO, J. M. R. O sistema de gestão documental: oportunidade do software nos municípios portugueses. 2008. 254 f. Dissertação (Mestrado em Letras)-Universidade de Lisboa, Lisboa, 2008.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Gestão arquivística de documentos eletrônicos. Conselho Nacional de Arquivos. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2004.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p. – Publicações Técnicas; nº 51.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). E-Arq: modelo de requisitos para sistemas informatizados de Gestão Arquivística de Documentos. Rio de Janeiro: Conselho Nacional de Arquivos, 2011. 133 p.
BAHIA, E. M. DOS S.; BLATTMANN, U. Conviver o momento da transição: Universidade Federal de Santa Catarina–sem papel. Biblos: Revista do Instituto de Ciências Humanas e da Informação, v. 25, n.2, p. 57-73, jul./dez. 2011.
BALCKY, L. F. O arquivo na era digital. 2011. 67 f. Dissertação (Mestrado em Ciências da Informação e da Documentação)-Faculdade de Ciências Sociais e Humanas, Universidade Nova de Lisboa, 2011.
BARBOSA, R. R.; NASSIF, M. E. Práticas de gestão e de Tecnologia da Informação e seu relacionamento como o desempenho organizacional. Perspectivas em Gestão & Conhecimento, João Pessoa, v. 2, n. especial, p. 104-117, 2012.
BAVARESCO, G. C.; SALVAGNI, J. Avaliação de desempenho em empresa de telecomunicações: as percepções dos gestores. ReCaPe - Revista de Carreiras e Pessoas, São Paulo, v. 5, n. 3, p. 330-346, 2015.
BERNARDES, I. P.; DELATORRE, H. Gestão documental aplicada. São Paulo: Arquivo Público do Estado de São Paulo, 54 p., 2008.
BOHÓRQUEZ, A. E. L. Los archivos universitarios de Venezuela. Revista Historia Dela Educación Latinoamericana, v. 8, p. 239-258, 2006.
BORTOLUZZI, S. C et al. Avaliação de desempenho econômico-financeiro: uma proposta de integração de indicadores contábeis tradicionais por meio da metodologia multicritério de apoio à decisão construtivista (MCDA-C). Revista Alcance - Eletrônica, v. 18, n. 2, p. 200-218, 2011.
BRANDÃO, A. C. Aplicando a gestão da qualidade no serviço arquivístico. Biblionline, v. 7, n. 2, p. 28-34, 2011.
BRIAND, B. et al. Indicateurs de perfomancedes services documentaires; l'expérience d'ungroupe de professionnels de l'information. Documentaliste - Sciences de l'Information, v. 39, n. 1/2, p. 26-33, 2002.
BUENO, D. A. Mapeamento de fluxos documentais como elemento de identificação arquivística no âmbito da gestão de documentos. 2013. 141f. Dissertação (Mestrado em Ciências da Informação) - Programa de Pós-graduação em Ciência da Informação, Universidade Federal Fluminense, Rio de Janeiro, 2013.
CALDERON, W. R. et al. O processo de gestão documental e da informação arquivística no ambiente universitário. Ciência da Informação., v. 33, n. 3, p. 97-104, 2004.
CARBONE, P. P.; BRANDÃO H. P.; LEITE, J. B. D. Gestão por competências e gestão do conhecimento. Rio de Janeiro: FGV, 2009.
CARDOSO, A. F. C. Análise de indicadores de desempenho organizacional nas pequenas empresas de confecção de camisetas em malha de Brusque/SC. 2005. 178f. Dissertação (Mestrado em Ciências Contábeis) – Programa de Pós-Graduação em Ciências Contábeis da Universidade Regional de Blumenau, Blumenau, 2005.
CARVALHO, J. O. F. de. O papel da interação humano-computador na inclusão digital. Transinformação, v.15, p.75- 89, 2003.
CISCATO, M. F. et al. Arquivo universitário: implantação de políticas de gestão de documentos no gabinete do vice-reitor da UFSM. Biblos: Revista do Instituto de Ciências Humanas e da Informação, v. 25, n.2, p.9-29, 2011.
MELO, F. J. C.; JERÔNIMO, T. B.; AQUINO, J. T. Avaliação multicriterial da qualidade em serviços: um estudo de caso em um hotel. Revista Pensamento Contemporâneo em Administração, v. 10, n. 3, p.117-133, 2016.
COSTA, J. H. L.; SILVA, A. K. A. Gestão de arquivo na visão dos usuários internos: qualidade dos serviços do Arquivo do Centro de Ciências Humanas, Letras e Artes/UFPB. Archeion Online, v. 3, n.1, p.4-24, 2015.
GALAS, E. S; FORTE, S. H. A. C. Fatores que interferem na implantação de um modelo de gestão estratégica no Balanced Scorecard: estudo de caso em uma instituição pública. Revista de Administração Mackenzie, v. 6, n. 2, p. 87-111, 2005.
GOTTSCHALK, P. Descriptions of respondibility for implementation: a content analysis of strategic information systems/technology planning documents. Technological Forecasting and Social Change, v. 68, n.2, p. 207-221, 2001.
da Silva, G. R., Wanderley, V. P. C., Pereira, D. M. V. G., & do Amaral Carneiro, L. M. M. Utilização de indicadores de desempenho à luz das perspectivas do balanced scorecard em cooperativas de créditos. Escritos Contables y de Administración, v. 11, n. 1, p. 24-47, 2020.
DAVENPORT, T. H. Ecologia da informação: por que só a tecnologia não basta na era da informação. Tradução de Bernadette S. Abrão. 4. ed. São Paulo: Futura, 1998.
DELGADILLO, S. M. L. T.; LOUREIRO JUNIOR, Aminthas; OLIVEIRA, Elias. Repensando o método 5s para arquivos. Enc. Bibli: R. Eletr. Bibliotecon. Ci. Inf., v. 22, p.71-90, 2006.
ENSSLIN, L. et al. Avaliação do desempenho de empresas terceirizadas com o uso da metodologia multicritério de apoio à decisão – construtivista. Pesquisa Operacional, v. 30, n.1, p.125-152, 2010.
ESPOSEL, J. P. Arquivos: uma questão de ordem. Niterói: Muiraquitã, 1994.
FELIX, A.; SILVA, E. R. G. da. A gestão documental como suporte ao governo eletrônico: caso da Secretaria de Estado da Saúde de Santa Catarina (SES/SC). Revista Democracia Digital e Governo Eletrônico, [S.l.], v.1, n.2, p. 36-50, 2012.
FERREIRA, R. V.; CHEROBIM, A. P. M. Impacto dos investimentos em TI no desempenho organizacional de empresas de panificação de Minas Gerais: estudo multicaso. BASE – Revista de Administração e Contabilidade da Unisinos, v. 9, n. 2, p. 147-161, 2012.
FILGUEIRAS, A. de A.; BARROS, L. P. de S.; GOMES, J. S. O processo de implantação do Balanced Scorecard em uma empresa estatal brasileira: o caso Petrobrás. Revista de Gestão USP, v. 17, n. 1, p.45-57, 2010.
GALINDO, A. G. et al. Balanced Scorecard como sistema de alinhamento e controle estratégico da gestão. II Simpósio de Excelência em Gestão e Tecnologia–SEGeT–ADEB. Resende, 2005.
GERONIMO, M. B. O arquivo universitário e as suas diretrizes: um estudo de caso do sistema de arquivo da Unicamp (SIARQ). 2014. 154 f. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação)-Faculdade de Filosofia e Ciências, Universidade Estadual Paulista, 2014.
HUBNER, B. T. et al. Proposta de indicadores de performance sob a perspectiva do Balanced Scorecard: o caso de uma cooperativa de crédito. Revista Catarinense da Ciência Contábil – CRCSC, v. 11, n. 31, p. 9-22, 2012.
INDOLFO, A. C. Gestão de documentos: uma renovação epistemológica no universo da arquivologia. Arquivistica.net, v. 3, n.2, p. 28-60, 2007.
KAPLAN, R. S.; NORTON, D. P. The Balanced Scorecard: measures that drive performance. Harvard Business Review, v. 70, n.1, p.71-79, 1992.
KAPLAN, R. S.; NORTON, D. P. Using the Balanced Scorecard as a strategic management system. Harvard Business Review, v. 74, n.1, p. 75-85, 1996.
KAPLAN, R. S.; NORTON, D. P. A estratégia em ação: Balanced Scorecard. Tradução de Luiz Euclydes Trindade Frazão Filho. 32. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 1997.
KAPLAN, R. S.; NORTON, D. P. Building a strategy-focused organization. Ivey Business Journal, v. 65, n. 5, p. 12-12, 2001.
KAPLAN, R. S.; NORTON, D. P. Organização orientada para a estratégia: como as empresas que adotam o Balanced Scorecard prosperam no novo ambiente de negócios. Tradução de Afonso Celso da Cunha Serra. Rio de Janeiro: Elsevier, 2000.
KAPLAN, R. S.; NORTON, D. P. Mapas estratégicos: convertendo ativos intangíveis em resultados tangíveis. Tradução de Afonso Celso da Cunha Serra. 13. ed. Rio de Janeiro: Elsevier/Campus, 2004.
KAPLAN, R. S.; NORTON, D. P. Alinhamento: utilizando o Balanced Scorecard para criar sinergias corporativas. Tradução Afonso Celso da Cunha Serra. 5. ed. Rio de Janeiro: Elsevier/Campus, 2006.
LACERDA, E. A.; ALMEIDA, L. M. de. Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – SIGAD’s dos órgãos da Administração Pública Federal face aos requisitos do e-ARQ Brasil. BDJur, Brasília, DF, 17 abr., 2009.
LAMPERT, S. R.; FLORES, D. Os sistemas de workflow em arquivística: a identificação dos modelos e a análise das ferramentas. Perspectivas em Ciência da Informação, v. 15, n.3, p. 216-232, 2010.
LIMA, C. R. M.; SOARES, T. C.; LIMA, M. A. Utilização do Balanced Scorecard em Instituições de Ensino Superior. Revista de Informação Contábil, [S.l.], v. 6, n. 3, p. 1-13, jul./set., 2012.
LOPES, U.S. Arquivos e a organização da gestão documental. Rev. ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, [S.l.], v. 8, n.9, p.113. 2004.
LUCENA, Maria Diva da S. Avaliação de desempenho. São Paulo: Atlas, 1992.
MARSHALL, C.; ROSSMAN, G.B. Designing qualitative research (second edition). Thousand Oaks, California: Sage., 1995.
MATTAR, F. N. Pesquisa de marketing. São Paulo: Editora Atlas. 3.ed., 2001.
MAHMOOD, M.; MANN, G. Special issue: impacts of information technology investments on organizational performance. Journal of Management Information Systems, v.16, n.4, 2000.
MARCONDES, C. H. Linguagem e documento: fundamentos evolutivos e culturais da Ciência da Informação. Perspectivas em Ciência da Informação, v.15, n.2, p. 2-21, 2010.
MARIZ, A. C. A. Arquivos públicos brasileiros: a transferência da informação na Internet. 2005. 187 F. Tese (Doutorado) – Universidade Federal do Rio de Janeiro e Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia - /UFRJ/IBICT, 2005.
MEDEIROS, K. de A. D. et al. Tecnologia da Informação Aplicada a Gerenciamento de Acervo Documental Histórico. Revista Eletrônica TECCEN, v. 2, n. 1, p. 63-71, 2016.
MEIRELES, M. R. G.; ROCHA, D. M.; CENDÓN, B. V. Avaliação da implantação de uma tecnologia para gerenciamento de documentos como ferramenta do processo de gestão da informação. Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, v. 17, n. 2, p. 332-348, 2012.
MELO NETO, J. A.; MELO, C. M. O. Sistemas automatizados: discussões acerca de seus benefícios para as unidades de informação. Holos, v.1, p. 152-169, 2014.
MIRANDA, A.; SIMEÃO, E. A conceituação de massa documental e o ciclo de interação entre tecnologia e o registro do conhecimento. DataGramaZero - Revista de Ciência da Informação, v. 3, n.4, p. 01-11, 2002.
EUROPEAN COMMISSION. INTERCHANGE OF DATA BETWEEN ADMINISTRATIONS - IDA. Model Requirements for the Management of Electronic Records – MoReq. Bruxelles - Luxembourg,: CECA-CEE-CEEA , 2001. 133 p.
NASCIMENTO, N. M. D. Inter-relação entre os fluxos informacionais, a identificação de tipos documentais e a avaliação de documentos: um modelo processual para a Salutar de Marília. Tese de doutorado em Ciência da Informação apresentada na Universidade Estadual Paulista, 2019, 189p.
NASCIMENTO, M. DE A.; FLORES, D. A gestão da informação arquivística como subsídio ao alcance e à manutenção da qualidade. Arquivística.net, v.3, n.2, p. 62-77, 2008.
NASCIMENTO, M. I. G.; OLIVEIRA, E. B. As concepções teóricas de avaliação de documentos de arquivo na legislação brasileira. RICI: R.Ibero-amer. Ci. Inf., Brasília, v. 9, n. 1, p. 162-177, 2016.
NEGREIROS, L.; DIAS, E. A prática arquivística: os métodos da disciplina e os documentos tradicionais e contemporâneos. Perspectivas em Ciência da Informação, v.13, n.3, p. 2-19, 2008.
NEELY, A. D.; ADAMS, C.; KENNERLEY, M. The performance prism: The scorecard for measuring and managing business success. London: Prentice Hall Financial Times, 2002.
NUNES, N. DE S.; FERRAZ, S. F. de S. Gestão organizacional e desempenho de pessoas: um estudo diagnóstico sobre o alinhamento entre sistemas de avaliação em hospitais públicos. VIII Encontro de Estudos Organizacionais da Anpad. 25 a 27 de maio de 2014. Gramado, RS, 2014.
OLIVEIRA, D. de P. R. de. Sistemas de informação gerenciais: estratégias, táticas, operacionais. 8. ed., São Paulo: Atlas,1992
PAIXÃO, J. C.; LOURENÇO, A.; CARDOSO, C. Indicadores de desempenho em serviços de documentação, informação e arquivos: uma experiência. Actas do Congresso Nacional de Bibliotecários Arquivistas e documentalistas, Lisboa, n. 9, p.01-08, 2007.
PATON, C. et al. O uso do Balanced Scorecard como um sistema de gestão estratégica. UNOPAR Cient, Ciênc. Juríd. Empres., v. 1, n.1, p. 173-186, 2000.
PRATES, G. A., OSPINA, M. T. Tecnologia da Informação em Pequenas Empresas: Fatores de Êxito, Restrições e Benefícios. Revista de Administração Contemporânea, v. 8, n.2, p.09-26, 2004.
PRIETO, V. C. et al. Fatores críticos na implementação do Balanced Scorecard. Gestão & Produção, v. 13, n.1, p. 81-92, 2006.
PIOVESAN, A.; TEMPORINI, E. R. Pesquisa exploratória: procedimento metodológico para o estudo de fatores humanos no campo da saúde pública. Rev. Saúde Pública, v.29, n.4, 1995.
POMBAl, B. M. O. Gestão da eficiência em serviços de documentação e informação. 2009. 142 f. Dissertação (Mestrado em Engenharia de Informática)-Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto, Porto, 2009.
PORÉM, M. E.; SANTOS, V. C. B.; BELLUZZO, R. C. B. Vantagem competitiva nas empresas contemporâneas: a informação e a inteligência competitiva na tomada de decisões estratégicas. Intexto, v. 27, p.183-199, 2012.
QUINTAIROS, P. C. R. et al. Aplicação do Balanced Scorecard a uma organização do terceiro setor. RDE - Revista de Desenvolvimento Econômico, v. 19, n.2, p.164-174, 2009.
RAFAELI, L.; MULLER, C. J. Estruturação de um índice consolidado de desempenho utilizando o AHP. Gest. Prod., v. 14, n. 2, p. 363-377, 2007.
ROCCO, B. C. de B. Um estudo sobre gestão de documentos arquivísticos digitais na Administração Pública Federal Brasileira. 2013. 130 f. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação)-Programa de Pós-graduação em Ciência da Informação, Escola de Comunicação, Universidade Federal do Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, 2013.
RONDINELLI, R. C. Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos: uma abordagem teórica da diplomática arquivística contemporânea. v. 4, ed. Rio de Janeiro: FGV. p. 160, 2005.
ROZADOS; H. B. F. Uso de indicadores na gestão de recursos de informação. Revista Digital de Biblioteconomia e Ciência da Informação, v. 3, n. 1, p. 60-76, 2005.
ROUSSEAU, J. I.; COUTURE, C. Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Dom Quixote, 1998.
SÁ-SILVA, J. R.; ALMEIDA, C. D.; GUINDANI, J. F. Pesquisa documental: pistas teóricas e metodológicas. Revista Brasileira de História & Ciências Sociais, v.8, n.1, 2009.
SANTOS, D. G.; SILVA, F. L. Vida e arte: a importância do acesso às informações e aos documentos: uma visão do caso Erin Brockovich. Biblionline, v. 4, n. 1, p.01-52, 2008.
SANTOS, H. M.; FLORES, D. Um diálogo entre arquivo, conhecimento e tecnologia. Biblios: Revista Electrónica de Bibliotecología, Archivología y Museología, v. 60, n.2, p. 55-62, 2015.
SANTOS, T. B. de S. Desenvolvimento financeiro e crescimento econômico. Estratégica, v. 9, n. 8, p. 103-114, 2010.
SCHEDLER, M. F.; SCHNEIDER, E. Administração de recursos humanos: política de avaliação de desempenho. Revista Destaques Acadêmicos, v. 7, n. 1, p.20-30, 2015.
SCHÄFER, M. B.; LIMA, E. S. A classificação e a avaliação de documentos: análise de sua aplicação em um sistema de gestão de documentos arquivísticos digitais. Perspect. ciênc. inf.,v. 17, n. 3, p. 137-154, 2012.
SCHÄFER, M. B.; FLORES, D. A digitalização de documentos arquivísticos no contexto brasileiro. Tendências da Pesquisa Brasileira em Ciência da Informação, v. 6, n. 2, 2013. Disponível em: <http://basessibi.c3sl.ufpr.br/brapci/v/a/16098>. Acesso em: 26 Ago. 2017.
SCHOUPINSKI, A. B., et al. Sistemas de informação: um estudo sobre a utilização e vantagens dos sistemas de informação gerencial. VIII Seminário do Centro de Ciências Sociais Aplicadas de Cascavel. Cascavel – PR – 22 a 24 de junho, 2009.
SCHUSTER, C. E.; SILVA FILHO, C. F. da; CALIL, J. F. Tecnologia da Informação para a gestão do conhecimento: um estudo em uma empresa do setor de bebidas. In: Silva Filho, Cândido Ferreira da; Silva, Lucas Frazão (Orgs.). Tecnologia da Informação para a gestão do conhecimento: teoria e estudos em organizações. Campinas: Alínea, 2005.
SILVA, A. C. de B. M.; GARCIA, J. C. R. Lei de acesso à informação: a conduta ética e social sob o olhar das atribuições profissionais do arquivista. Archeion Online, v. 4, n. 2, p. 03-24, 2016.
SILVA, R. C. P.; SANTOS, A. G.; VIERO, T. V. Políticas arquivísticas para implantação de um sistema de arquivos e gestão documental na Universidade Federal de Rio Grande (FURG). In: Congreso de Archivología del Mercosur, 8./reunión de archivos universitários, 6., 2009, Montevidéu. Anais... Montevidéu: Associação dos Arquivistas Uruguaios e o Arquivo Geral da Nação, 2009.
SILVA, C. G. Indicadores de desempenho em Sistemas de Informação para a Administração Local. ACTAS - Encontro Nacional de Arquivos Municipais., [S.l.], v.8, n.11, p. 33, 2014.
SILVA, S. C. de A. A preservação e o acesso de acervos fonográficos: relato de pesquisa. In: Arquivística.net, Rio de Janeiro, v. 4, n. 2, p.35-58, 2008.
SILVA, S. C. L.; BEDIN, S. P. M. Sistemas de gestão documental em Florianópolis: análise de funcionalidades baseada nos requisitos do E-ARQ Brasil. Revista Ágora, v. 24, n. 48, p. 298-331, 2014.
SOARES, A. P. A. Avaliação da qualidade em serviços de arquivos. 2012. 326p. Dissertação (Mestrado em Ciências da Informação) – Programa de Pós-Graduação em Ciências da Informação da Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis, 2012.
SOUZA, A. H. L. R. de et al. O modelo de referência OAIS e a preservação digital distribuída. Ciência da Informação, Brasília, v. 41, n. 1, p. 65-73, 2012.
SOUZA, A. E.; CORREA, H. L. Indicadores de desempenho em pequenas e médias empresas. RPCA, v. 8, n. 3, p. 118-136, 2014.
TASCA, E., et al. An approach for selecting a theoretical framework for the evaluation of training programs. Journal of European Industrial Training, v. 34, n. 7, p. 631-655, 2010.
TOMAZZONI, E. L.; BITTENCOURT, R. Análise das ferramentas de gestão estratégica de hotelaria familiar: estudo de quatro organizações da região turística da Serra Gaúcha. Rev. Turismo em Análise, v. 24, n. 1, p. 65-89, 2013.
WU, I. L.; CHEN, J. L. A stage-based diffusion of IT innovation and the BSC performance impact: a moderator of technology–organization–environment. Technological Forecasting and Social Change, v. 88, p. 76-90, 2014.
ZIVIANI, F. et al. O impacto das práticas de gestão do conhecimento no desempenho organizacional: um estudo em empresas de base tecnológica. Perspectivas em Ciência da Informação, v. 24, n. 1, p. 61-83, 2019.
![Creative Commons License](http://i.creativecommons.org/l/by/4.0/88x31.png)
This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License.
Copyright (c) 2021 Silvia Cintra Borges Morais, Clarissa Carneiro Mussi, Mauricio Andrade de Lima