Registros digitais arquivísticos do SIPAC Protocolo: um olhar para os metadados de preservação digital

Resumo

Introdução: Um avançado processo de transformação digital já estava em curso, quando recebeu o impacto da ampliação do trabalho remoto durante e após a pandemia de COVID-19. Objetivo: Este estudo buscou compreender como estão sendo gerenciados os metadados de preservação relacionados aos registros digitais arquivísticos das instituições federais de ensino superior brasileiras. Metodologia: Parte de um estudo de caso do Centro de Ciências Jurídicas da Universidade Federal da Paraíba e da aplicação de pesquisa junto às Instituições Federais de Ensino usuárias do software SIPAC Protocolo, por meio de um questionário enviado para dezesseis instituições. As respostas foram tabuladas utilizando o software Microsoft Excel, e posteriormente analisadas com o auxílio do software Rapid Miner. Resultados: Obteve-se uma descrição dos metadados armazenados, com a diferenciação daqueles gerados de forma automática dos inseridos manualmente pelo usuário. Conclusão: Observou-se que esses metadados, quando associam as transações e requisitos, validam o registro produzido, permitindo que os dados nele constantes possam se tornar um documento manifestado e acessível ao usuário no decorrer do tempo.  Esse processo nem sempre cria um registro digital arquivístico; apenas quando evidencia e serve de prova das atividades de uma pessoa ou instituição. Foi possível notar ainda que o caráter dinâmico dos recursos digitais requer a reunião de informações com nível de segurança razoável, garantindo que o ambiente computacional no qual a informação foi criada poderá ser reproduzido com o passar do tempo. Desta forma, os registros permanecerão acessíveis, independentemente da existência do formato e das condições técnicas em que foram concebidos.