Preservação digital de documentos arquivísticos potenciais : reconhecendo e enfrentando o problema

Resumo

Introdução: As políticas e os procedimentos de gestão e preservação de documentos arquivísticos digitais estão cada vez arraigadas nos processos de trabalho e nos processos informacionais das mais diversas instituições. A extensa bibliografia sobre o tema deixa claro que já existe um caminho pavimentado para a produção, tratamento e preservação dos novos documentos arquivísticos digitais. Todavia e quanto aos milhões de registros digitais que foram produzidos, e ainda o são, sem respeito a requisitos arquivísticos? O que fazer quando os registros digitais (documentos) que se originaram de atividades e ações institucionais não foram produzidos ou mantidos de forma que se possa verificar sua autenticidade e confiabilidade? Objetivo: Abordar o problema apresentado pelos documentos digitais “arquivísticos” produzidos sem requisitos técnicos que permitam inferir sobre sua confiabilidade e autenticidade, propondo abordagens para confrontar a situação. Metodologia: É utilizada a metodologia de pesquisa exploratória do tipo revisão bibliográfica sobre o tema, complementada com a análise da experiência de instituições selecionadas, com informações coletadas por meio de formulário direcionado. Resultados: A literatura oferece subsídios para a identificação e o tratamento de documentos digitais que tenham sido produzidos sem requisitos que garantam sua qualificação como arquivístico. Todavia, a experiência das instituições ainda é incipiente, embora respalde as propostas de tratamento discutidas neste estudo. Conclusão: Observou-se um cenário de solução potencial, mas ainda distante da realidade, pela falta de mapeamento da situação e a priorização do enfrentamento do problema.