Atendimento das solicitações de Órgãos Externos à Universidade: coleta de informações sensíveis

Resumo

Introdução: Um dos desafios da Procuradoria Geral é obter informações de toda a Universidade, de forma segura e atender dentro do prazo as demandas vindas de outros Órgãos. Para garantir um serviço de excelência, os servidores da PG trabalharam em conjunto na criação de uma ferramenta. Objetivo: Melhorar o processo de coleta de informações sensíveis da Universidade, garantindo a confiabilidade, integridade e disponibilidade dos dados de forma confidencial e centralizada. Metodologia: Com projeto do CNJ Justiça 4.0, houve aumento de atividades na PG, sendo necessária a automatização e a criação de uma ferramenta integrada ao nosso sistema para obter informações, enquadrando-se nas demandas trazidas pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. Os atendimentos chegam diretamente no sistema, agilizando o processo e diminuindo os riscos de perda de prazo e penalidades. Quando não atendidas as solicitações no prazo, o sistema realiza as cobranças automaticamente. Resultados: Uma pesquisa constatou que 87,5% dos usuários tiveram melhoria no fluxo de processo, 80% na otimização de tempo para atendimento e maior controle das solicitações. O atraso no atendimento diminuiu 27%. A ferramenta possibilitou o rastreio de todos os servidores com acesso às informações. Houve a redução de custos com impressão em papel, espaço em disco na nuvem, e economia de tempo na realização de cobranças. Conclusão: A evolução do processo trouxe eficiência, segurança e reduziu processos manuais, beneficiando a Universidade. É uma adaptação aos novos modos de trabalho do cenário atual. A expectativa é garantir os benefícios já alcançados e aplicar melhorias de continuidade.