Implantação de Solução para Gestão de Processo de Contratação de Obras na UNICAMP: Solução Sistema Pipefy

Resumo

Introdução: O presente projeto foi um pedido formal da Diretoria Executiva de Planejamento Integrado da Unicamp (DEPI) à Diretoria Geral de Administração (DGA) solicitando a melhoria no acompanhamento de processos licitatórios de obras. Objetivo: Visando o atendimento da solicitação, foram estabelecidos como objetivos: a melhoria do monitoramento dos processos da área, a melhoria na comunicação das atualizações dos processos, a disponibilização de informações em tempo real, a automação de atividades repetitivas e a padronização de procedimentos e mensagens da área. Metodologia: Com base nos objetivos traçados, o presente projeto baseou-se nas seguintes atividades: mapeamento dos procedimentos de licitação e dispensa, desenvolvimento e modelagem do protótipo inicial na plataforma, realização de testes das funcionalidades, incluindo as configurações de automações de processos e e-mails e finalmente, treinamento da equipe de Contratações de Obras, que realizou a atualização dos processos licitatórios da área dentro da plataforma. Resultados: Com auxílio das funcionalidades da ferramenta de gerenciamento Pipefy, foi possível a criação de um fluxo visual e intuitivo para acompanhamento e gerenciamento dos processos, foram desenvolvidas automações de preenchimento e de envio de e-mails para áreas internas e externas e por fim, foram disponibilizadas informações dos processos em tempo real por meio de relatórios e painéis gerados pela ferramenta e também por uma ferramenta desenvolvida especificamente para o acompanhamento de processos da área. Conclusão: O projeto finalizado atendeu a todos os objetivos estabelecidos e está em processo de expansão para utilização nas demais áreas da equipe de Suprimentos/DGA.