Implantação do Ofício Digital na Unesp: desafios e perspectivas

Resumo

Introdução: Em 2022, a Universidade Estadual Paulista “Júlio de Mesquita Filho” implantou, por meio de seu Sistema de Gestão Arquivística de Documentos - SIGAD, o Ofício Digital, uma forma de modernizar os padrões do trabalho administrativo, buscando maior eficiência e praticidade em sua dinâmica. Objetivo: Avaliar a eficácia da implantação, na Unesp, do Ofício Digital em um ambiente híbrido (digital e físico) de produção de documentos decorrentes dos atos administrativos dos servidores, considerando a necessidade ainda frequente de juntada e tramitação a processos e demais documentos de natureza física. Metodologia: Quanto à abordagem metodológica, trata-se de uma pesquisa qualitativa de natureza aplicada que, com base em seus objetivos, estrutura-se na investigação descritiva de seu objeto e as dinâmicas a ele inerentes. Quanto aos procedimentos, trata-se de pesquisa bibliográfica, por se fundamentar no levantamento e na compilação de referências teóricas publicadas. Resultados: A partir da pesquisa bibliográfica, foram levantadas algumas regulamentações sobre a produção documental de caráter digital para contextualização histórica da implantação da Documentação Digital no Estado de São Paulo e apresentadas as normativas vigentes a respeito do Ofício Digital e sua implementação na Universidade. Conclusão: Essa pesquisa suscita a reflexão sobre o Oficio Digital e a experiência de sua utilização, incrementando as atividades inerentes à rotina de trabalho da Universidade como um todo, contribuindo, em especial: com a construção de um ambiente seguro ao uso e à tramitação de documentos digitais; e evitando-se o hábito culturalmente arraigado de materializar documentos oficiais em papel para a preservação do meio-ambiente.