Planilhas gerenciais e sua importância para Gestão Administrativa

Abstract

Introdução/Objetivo: A Prefeitura Universitária desempenha um papel fundamental para o bom funcionamento da vida no campus, tendo como missão formular, participar e executar políticas abrangendo abastecimento e distribuição de água, energia elétrica e esgoto, mobilidade, meio ambiente, manutenção urbana e predial, alimentação, e a gestão dos territórios da Universidade. Para que essa missão seja alcançada, é necessário aos gestores uma série de conhecimentos e habilidades, além de ferramentas que os ajudem a gerenciar e controlar seus projetos e atividades. Com o intuito de atender esta demanda, a ferramenta denominada “Planilhas Gerenciais” foi projetada, criando mecanismos de controle para subsidiar e auxiliar o gestor em suas atividades e planejamento. Metodologia: A partir do levantamento da demanda, a equipe do planejamento orçamentário da Prefeitura criou as planilhas gerenciais, divididas por área técnica, via ferramentas Google, possibilitando ao gestor o planejamento e acompanhamento de seus projetos e ações. A ferramenta disponibilizada aos gestores em abril de 2022, permitiu o gerenciamento das ações e projetos durante o seu andamento, evitando, assim, possíveis pontos falhos, além de disponibilizar de forma simples e concreta uma avaliação de todo o planejamento, possibilitando a visualização do que foi planejado e o que de fato foi realizado. A planilha inicial criada, a critério de cada gestor, ganhou adequações com o intuito de se moldar às necessidades de cada gestor. Resultados: A partir do desenvolvimento deste trabalho, cada área técnica teve à sua disposição uma ferramenta, denominada “Planilhas Gerenciais”, para auxiliar e subsidiar o controle e planejamento do trabalho desenvolvido em sua área. Essa ferramenta permitiu ao gestor fazer o gerenciamento do seu trabalho durante o ano, podendo, caso necessário, fazer intervenções durante o andamento do projeto. Possibilitou, ainda, uma avaliação de forma interativa, um controle mais eficaz dos projetos e subsidiou, com base em dados estatísticos, as tomadas de decisões. Ao se utilizar desta ferramenta, o gestor conseguiu fazer uma comparação de seu planejamento orçamentário, verificando se o que foi planejado foi de fato suficiente para o atendimento do projeto. A partir desta análise, o responsável conseguiu avaliar os pontos de melhoria em seu processo de planejamento. Conclusão: Conclui-se que, com a implantação e utilização desta ferramenta, foi possível ao gestor o acompanhamento e planejamento de suas atividades de forma interativa, verificando no decorrer do processo, os pontos de melhoria. A alta adesão ao uso da ferramenta foi considerado um ponto importante. Após o uso desta ferramenta, tanto os gestores das áreas técnicas quanto a equipe orçamentária, Prefeito e Vice-Prefeito, obtiveram um maior controle das ações planejadas e seu andamento durante o ano, em termos de prazo para realização e recursos investidos.