Redesenho do processo de entrada, movimentação, controle e saída de documentos

Resumo

Este projeto teve como objetivo minimizar o extravio e melhorar a tramitação interna de documentos de maneira mais rápida e com maior segurança, justificado pela necessidade de atender a unificação ocorrida entre o antigo Escritório Técnico de Obras e Prefeitura. Através do método de Gestão por Processos, fizemos o estudo e redesenho de todo o processo das atividades de entrada, movimentação, controle e saída de documentos da Prefeitura da Unicamp. Foram desenhados: o mapa de relacionamento do processo com identificação das entradas/ fornecedores/saídas/clientes/produtos; fluxogramas com relação à atividade de Protocolo de maneira a mostrar visualmente o funcionamento atual para posteriores oportunidades de melhorias. Foram feitas oficinas dando oportunidade para que clientes e fornecedores expusessem suas necessidades de melhorias com relação ao processo e viceversa. Com base nas necessidades apontadas, formulamos um Plano de Ação de forma a contemplar todos os requisitos expostos através da ferramenta 5W2H. Todas as ações feitas convergiram no desenvolvimento de um sistema informatizado, denominado como SGP – Sistema Gerenciador de Protocolos o qual proporcionou um melhor controle e a rastreabilidade de qualquer tipo de documento que tramitasse entre as diversas áreas da Prefeitura.