Melhoria do processo “reposição de materiais de consumo” da agência para formação profissional da UNICAMP – AFPU

Resumo

A revisão de processos é um objetivo estratégico da AFPU e também está relacionada com os Planejamentos Estratégicos da Pró-Reitoria de Desenvolvimento Universitário e da Unicamp. A revisão do Processo “Reposição de Materiais de Consumo” fez-se necessária devido às novas determinações da DGA para a realização de compras de materiais de consumo por adiantamento e foi feita com base na metodologia GEPRO – Gestão por Processos. A elaboração do processo partiu da documentação do processo atual e da identificação de suas desconexões. Após a análise destas desconexões foi desenvolvido um plano de ação para tratá-las e obteve-se um novo desenho, mais simples e padronizado, com as atividades agrupadas e detalhadas em planilhas (PA) dos sub-processos: “Efetuar Controle de Consumo de Material”, “Apurar Consumo”, “Analisar Compra”, “Repor Material de Consumo”, “Efetuar Compra por Adiantamento”, Receber Material” e “Informar o Financeiro”. Os novos sub-processos redesenhados foram testados, passaram por readequações e foram implantados. Estes processos passaram a ser monitorados, permanentemente, garantindo sua manutenção e melhoria contínua. Ao participar deste trabalho houve um grande aprendizado e alinhamento da equipe em relação à metodologia utilizada, proporcionando uma padronização das atividades, e um planejamento mais criterioso dos itens a serem adquiridos, envolvendo e comprometendo a equipe na busca por melhorias.