Gestão e pós gestão documental na faculdade de ciências médicas: relatos de experiências

Resumo

A Gestão Documental consiste em procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (art. 3º da Lei Nacional que dispõe sobre a Política de Arquivos Público e Privados, n.º 8.159 de 08.01.1991). De acordo com esta descrição a Comissão Setorial de Arquivos FCM (CSArq), em conjunto com o Arquivo Central da Unicamp (Siarq), implantaram em 2007 o trabalho de Gestão de Documentos nos Departamentos, Centros, Núcleos e Laboratórios da Unidade. Esta ação é desenvolvida pelos profissionais do Centro de Memória e Arquivo FCM (CMA) e consiste na orientação técnica aos produtores e detentores da documentação da Unidade sobre o correto gerenciamento documental e criação de um cronograma de trabalho na área. As orientações são subdivididas em etapas: contato com as áreas; agendamento de uma reunião teórica sobre organização e gerenciamento documental; realização de visitas técnicas de profissionais do CMA, onde os servidores são auxiliados a organizarem os arquivos correntes e intermediários com base na Tabela de Temporalidade de Documentos. Os profissionais que já fizeram este trabalho relatam a experiência, as dificuldades e os ganhos alcançados com a Pós Gestão. Observou-se o envolvimento de toda a comunidade em prol do efetivo trabalho de Gestão Documental que desencadeou na aproximação dos órgãos envolvidos com a comunidade na criação de uma rotina administrativa em torno da racionalização da produção documental e preservação da história da Faculdade.