Elaboração e aprovação da tabela de temporalidade e plano de classificação de documentos do hospital de clínicas da UNICAMP

Resumo

Descreve o processo de elaboração da tabela de temporalidade e plano de classificação de documentos de atividade-fim do Hospital de Clínicas da Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP) pela atuação da Comissão Setorial de Arquivos do Hospital (CSARQ-HC) e do Sistema de Arquivos da UNICAMP (SIARQ/AC). Tabela de temporalidade e plano de classificação são instrumentos de gestão de documentos e visam normatizar o arquivamento, o prazo de guarda e a destinação de documentos de acordo com análises legais e históricas. A metodologia adotada seguiu etapas: 1. Identificação de documentos prioritários para definição de temporalidade; 2. Análise de cada documento priorizado, junto com a equipe da área produtora, avaliando e registrando a descrição, finalidades, tramitação; arquivamento e avaliação. 3. Validação pela área produtora incluindo direção e presidente da CSARQ-HC. Foram apresentados à equipe técnica do SIARQ para correções e ajustes na proposta e que, em decorrência, produziu ainda o plano de classificação de documentos. A Comissão Central de Avaliação de Documentos da UNICAMP emitiu parecer e submeteu à resolução final do Reitor que fez publicar em Diário Oficial do Estado de São Paulo. O processo de construção e aprovação destes instrumentos iniciou em 2009, sendo publicados em setembro de 2013 e contemplou 32 documentos referentes a 8 atividades-fim do hospital. A tabela de temporalidade do HC UNICAMP tem especial importância porque seu uso tem permitido a otimização de seus arquivos e pode ser referência para a área de saúde da própria universidade e aos hospitais do Estado de São Paulo.