O uso do PDF/a em documentos digitalizados: um estudo de caso no arquivo central/SIARQ com os relatórios de atividades docente - RAD’s

Resumo

O Arquivo Central do Sistema de Arquivos (SIARQ) vem desenvolvendo o Projeto de Digitalização dos Relatórios de Atividades Docente (RAD) no contexto do Projeto de Desenvolvimento do Sistema RAD, coordenado pela Pró-Reitoria de Desenvolvimetno Universitário. O formato PDF/A (Portable Document Format / Archive - ISO 19005-1:2005 Document management -- Electronic document file format for long-term preservation) está sendo utilizado como opção de guarda e acesso dos documentos digitalizados neste projeto, incluindo o uso do ABBYY FineReader (OCR). Os relatórios são digitalizados e as imagens convertidas em PDF/A cujos arquivos são armazenados em diretórios identificáveis e capturados pelo Sistema Informatizado de Gestão de Documentos (SIGAD-UNICAMP), que contém os metadados referentes aos Dossiês específicos dos docentes: nome, número de documento de identificação, matrícula, classificação, assunto, procedência. Os relatórios digitalizados já constituem repositório e podem ser consultados pelos usuários credenciados para esse tipo de acesso por meio do SIGAD-UNICAMP. Como resultados inicias deste projeto destaca-se: que a opção (formato e o software de OCR) permite pesquisa de conteúdo do documento o que facilita a localização de assuntos tratados; que por meio do SIGAD-UNICAMP os usuários podem visualizar os documentos e fazer download de acordo com suas necessidades; que a equipe do SIARQ-UNICAMP pode desenvolver e testar a captura de documentos digitalizados para o SIGAD-UNICAMP, aprovando sua viabilidade. Verificou-se que o uso do PDF/A na conversão de documentos digitalizados (originalmente em formato imagem) está sendo viável para as finalidades do projeto, cujo próximo passo será a interoperação com o Sistema RAD/PRDU.