Descentralização do sistema de protocolo: melhoria da gestão de documentos da unicamp pelo arquivo central do sistema de arquivos

Abstract

A partir de 1993 o Protocolo, que era centralizado na DGA desde 1963, foi automatizado pelo Centro de Computação, com o apoio do Arquivo Central do Sistema de Arquivos (AC/SIARQ), que dividiu a coordenação dos arquivos. Neste período se deu o processo de descentralização de Protocolos e Arquivos para as unidades e alguns órgãos, com a finalidade de agilizar o controle e o acesso a documentos e otimizar as tomadas de decisões. Entretanto, a maior parte dos órgãos da Reitoria, incluindo centros e núcleos interdisciplinares, continuaram na dependência da DGA para a autuação e controle de seus processos. Entre 2005 e 2006, o AC/SIARQ assumiu a coordenação do Protocolo e instituiu como prioridade a descentralização da gestão de processos a todos os órgãos da universidade, dentro de um programa de melhoria da gestão de documentos da Unicamp. Por meio de capacitação de equipes a rede de Protocolos da Unicamp passou de 47 a 87 Protocolos setoriais e 52 Protocolos sub-setoriais (139 unidades de informação arquivística). Ao Protocolo Central, sediado no Arquivo Central/SIARQ, cabe a coordenação, a monitoria dos procedimentos e a capacitação contínua das equipes das unidades e órgãos. A melhoria da gestão de documentos contribui naturalmente para a melhoria dos processos de trabalho, afinal seus produtores e usuários.