Organização do acervo processual da faculdade de educação: instrumento de pesquisa

Abstract

Os instrumentos de pesquisa representam importante ligação entre o acervo documental existente nos órgãos depositários de documentos e a demanda dos usuários. Na Faculdade de Educação, a criação de um dos instrumentos de pesquisa – o inventário do acervo processual em seus diferentes tipos de depósitos – foi o de trabalhar na organização do que chamamos de documentos compostos: processos administrativos e de pessoal. Esta foi uma das principais providencias tomadas no início da organização geral do Arquivo para assim resgatar toda a informação necessária, de maneira rápida e eficiente, possibilitando acesso controlado e preservação física dos processos. Mas, o que é processo? “Processo é uma unidade documental em que se reúnem oficialmente documentos de natureza diversa no decurso de uma ação administrativa ou judiciária, formando um conjunto materialmente indivisível”. A metodologia utilizada obedeceu as normas da Arquivística referentes à análise documental e avaliação do acervo, juntamente com o levantamento de diferentes posicionamentos e técnicas. O Arquivo Setorial da Faculdade de Educação (ASFE), levanta assim possíveis questionamentos e soluções espelhando claramente o objetivo desta organização e da criação dos instrumentos de pesquisa. Foram divididos em cinco depósitos com denominações diferenciadas e acondicionados separadamente. No âmbito processual, o ASFE além de trabalhar conjuntamente com o Sistema de Protocolo da UNICAMP, trabalha também com este diferencial – os instrumentos de controle e pesquisa internos – que facilitam a localização, a identificação, o registro de demandas e a visualização precisa dos processos existentes no próprio Arquivo. Nas versões manuscritas e digitais são constantemente atualizados.