Banco de dados de membros externos participantes em exames / defesas junto aos cursos de pós-graduação do instituto de artes

Abstract

Face à participação de membros externos à Unicamp em Bancas de Defesas de Dissertação/Tese, em cumprimento ao estabelecido no Regimento Geral de Pós-Graduação da universidade, há a necessidade de convocação e envio de exemplares a estes participantes, bem como pagamento de ajuda de custo pela participação. Para viabilizar tais procedimentos solicita-se informações cadastrais e cópias de documentos pessoais. Visando facilitar e otimizar este procedimento, a Informática da CPG/IA criou um Banco de Dados Eletrônico que permite o registro da participação do docente, bem como um arquivo das cópias de documentos, possibilitando sua utilização em eventual retorno do participante a um dos Programas de Pós-Graduação do Instituto de Artes. No prazo estabelecido pelo curso, o aluno propõe, em acordo com seu orientador, o(a) exame/defesa, preenchendo os dados necessários na Área Discente, bem como propõe a Banca Examinadora. Neste momento, é possível buscar no Banco de Dados o nome dos participantes externos, e caso não o encontre, inserir seu cadastro. A partir da entrega do material exigido para o exame/defesa, a secretaria da CPG faz contato com o participante externo, através de email automático, destinado a cada situação (confirmação de dados e/ou envio de documentos). Tal procedimento eliminou a necessidade do aluno entregar cópia dos documentos dos membros externos, diminuindo o incômodo - bastante evidente – do participante, em disponibilizar seus documentos diretamente ao aluno. Com o passar do tempo, e o crescimento do Banco de Dados, a atuação de membros externos tem sido cada vez mais tranquila e sem burocracia.