Sistema de digitalização de processos

Abstract

Ressaltando a relevância da necessidade de preservação e manutenção de documentos, este trabalho tem por finalidade apresentar o Sistema de Digitalização de Processos (SDP), projeto que visa a criação do acervo digital de processos administrativos existentes no arquivo da Faculdade de Engenharia Elétrica e de Computação, da Universidade Estadual de Campinas, tendo em vista que em meio digital, as informações contidas nos processos são facilmente armazenadas, mantidas, recuperadas em caso de extravio do processo. A digitalização de processos é realizada em 05 etapas: Preparação de documentos, Digitalização, Indexação de informações, Controle de qualidade e Gravação de dados. Os equipamentos/materiais utilizados foram; Scanners, Computador com monitor calibrado, sendo a calibragem realizada de acordo com as normas da CONARQ, a qual possibilita a visualização da imagem em escala 1:1 - 100 % e a avaliação da escala de cinza ou modo de cor,1 HD Externo, luvas e máscaras.  O sistema apresentado abrange todos os colaboradores da FEEC, pois os mesmos podem solicitar a visualização de seus processos pessoais em formato digital. A implantação do projeto agregou enormes ganhos de eficiência para a Seção de Recursos Humanos em termos de redução de tempo na conclusão de atividades que requerem a análise de documentos; facilidade, precisão e controle na busca de informações