Revisão do processo “locação de salas e de equipamentos” da agência para formação profissional da UNICAMP – AFPU

Resumo

A revisão de processos é um objetivo estratégico da AFPU e também está relacionada com os Planejamentos Estratégicos da Pró-Reitoria de Desenvolvimento Universitário e da Unicamp. O Processo “Locação de Salas e de Equipamentos” foi selecionado como o primeiro processo da Agência a ser revisado, com base na metodologia Gepro – Gestão por Processos. A revisão de processos iniciou-se com a documentação do processo atual e identificação de suas desconexões. Após o desenvolvimento de um plano de ação para o tratamento das desconexões, foram feitas modificações no processo, suprimindo atividades em duplicidade, agrupando atividades e detalhando-as em Planilhas (PA), obtendo-se assim um novo desenho, mais simples e padronizado, dos sub-processos “Locação de salas” e “Locação de equipamentos”. Os novos sub-processos redesenhados, foram testados por toda a equipe, passaram por readequações e, finalmente, implantados. Estes processos passaram a ser monitorados, permanentemente, garantindo sua manutenção e melhoria contínua. Os itens da página da AFPU na internet, bem como todos os documentos existentes relacionados a estes processos foram revistos e reformulados e, em alguns casos, foram criados novos documentos. Ao participar de modo conjunto neste trabalho, houve um grande aprendizado e alinhamento da equipe em relação à metodologia utilizada, proporcionando uma padronização das atividades, estimulando o envolvimento e comprometimento da equipe na busca pela melhoria contínua.