Rumo a gestão de documentos digitais na UNICAMP

Autores

  • Neire do Rossio Martins Universidade Estadual de Campinas
  • Andressa Cristiani Piconi Universidade Estadual de Campinas
  • Cassia de Paula Moreira Coghi Universidade Estadual de Campinas
  • Aline Rodrigues Silva Universidade Estadual de Campinas
  • Cirlene Domingues Universidade Estadual de Campinas
  • José Ednilson Lima Pinto Universidade Estadual de Campinas
  • Maria Amélia Ferreira Viaes Universidade Estadual de Campinas
  • Paulo Henrique Dionysio Pinto Universidade Estadual de Campinas
  • Maisa Silva Universidade Estadual de Campinas
  • Maurício Higa Universidade Estadual de Campinas
  • Raphael Porreca Azzolini Universidade Estadual de Campinas

DOI:

https://doi.org/10.20396/sinteses.v0i6.8157

Resumo

Em setembro de 2015 o Arquivo Central do Sistema de Arquivos implantou o Sistema de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD/Unicamp), substituindo o Sistema de Protocolo, já em obsolescência (1993). O sistema permite a gestão de processos, dossiês e documentos avulsos produzidos pela Universidade, inclusive com funcionalidades de produção, registro, captura, trâmite, acesso e armazenamento confiável de documentos digitais. Baseou-se em requisitos funcionais de protocolo, arquivo e tramitação, além de requisitos funcionais e técnicos reconhecidos por entidades nacionais e internacionais de gestão e preservação da autenticidade de documentos. A arquitetura WEB de desenvolvimento está baseada em ferramentas não proprietárias. A implantação e o desenvolvimento ocorrem de forma modular, com equipes integradas por agentes de negócio e de informática do Arquivo Central/SIARQ, com envolvimento de agentes de 82 unidades/órgãos, responsáveis pelos Protocolos/Arquivos e do Centro de Computação (CCUEC) que disponibiliza ambientes de homologação/produção. Os primeiros módulos implantados já permitiram ampliar a abrangência dos registros documentais, das funcionalidades de gestão, do acesso e dos usuários, além de gestão da produção, da captura e do armazenamento de documentos digitais, incluindo a assinatura eletrônica. Foram capacitados 1070 agentes em 25 oficinas, resultando no recadastramento de 1700 usuários. A migração de 18 milhões de registros permitiu a desativação total do sistema legado. O gerenciamento completo de documentos digitais, incluindo a interoperação entre sistemas e uma solução de processo eletrônico/digital, é o foco dos módulos que vêm sendo desenvolvidos para serem implantados em 2016, para uso das unidades e órgãos, contribuindo com o atendimento ao Planes/Unicamp 2016-2020.

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Biografia do Autor

Neire do Rossio Martins, Universidade Estadual de Campinas

Arquivo Central do Sistema de Arquivos da Universidade Estadual de Campinas. 

Andressa Cristiani Piconi, Universidade Estadual de Campinas

Coordenadora da área de Informática e Analista de Desenvolvimento de Sistemas no Arquivo Central do Sistema de Arquivos da Universidade Estadual de Campinas.

Cassia de Paula Moreira Coghi, Universidade Estadual de Campinas

Arquivo Central do Sistema de Arquivos - Universidade Estadual de Campinas.

Aline Rodrigues Silva, Universidade Estadual de Campinas

Arquivo Central do Sistema de Arquivos - Universidade Estadual de Campinas.

Cirlene Domingues, Universidade Estadual de Campinas

Arquivo Central do Sistema de Arquivos - Universidade Estadual de Campinas.

José Ednilson Lima Pinto, Universidade Estadual de Campinas

Arquivo Central do Sistema de Arquivos - Universidade Estadual de Campinas.

Maria Amélia Ferreira Viaes, Universidade Estadual de Campinas

Arquivo Central do Sistema de Arquivos - Universidade Estadual de Campinas.

Paulo Henrique Dionysio Pinto, Universidade Estadual de Campinas

Arquivo Central do Sistema de Arquivos - Universidade Estadual de Campinas.

Maisa Silva, Universidade Estadual de Campinas

Arquivo Central do Sistema de Arquivos - Universidade Estadual de Campinas.

Maurício Higa, Universidade Estadual de Campinas

Arquivo Central do Sistema de Arquivos - Universidade Estadual de Campinas.

Raphael Porreca Azzolini, Universidade Estadual de Campinas

Analista de sistemas do Arquivo Central do Sistema de Arquivos - Universidade Estadual de Campinas.

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Publicado

2016-10-27

Como Citar

MARTINS, N. do R.; PICONI, A. C.; COGHI, C. de P. M.; SILVA, A. R.; DOMINGUES, C.; PINTO, J. E. L.; VIAES, M. A. F.; PINTO, P. H. D.; SILVA, M.; HIGA, M.; AZZOLINI, R. P. Rumo a gestão de documentos digitais na UNICAMP. Sínteses: Revista Eletrônica do SimTec, Campinas, SP, n. 6, p. 27–27, 2016. DOI: 10.20396/sinteses.v0i6.8157. Disponível em: https://econtents.bc.unicamp.br/inpec/index.php/simtec/article/view/8157. Acesso em: 3 out. 2022.

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