Gestão de correspondências na FCM

Autores

  • Saulo Saad Nogueira Benevides Universidade Estadual de Campinas

DOI:

https://doi.org/10.20396/sinteses.v4i4.7273

Palavras-chave:

Faculdade de ciências médicas. Arquivo e protocolo. Gestão. Correspondências

Resumo

O encaminhamento de correspondências na Instituição necessita de organicidade e agilidade para atender docentes, servidores administrativos, pesquisadores e demais colaboradores em curto prazo. Portanto, este projeto se propõe em apresentar o fluxo de trabalho que está sendo utilizado pela área de Arquivo e Protocolo da FCM desde janeiro de 2012 para atender com agilidade esta atividade. O objetivo é facilitar o recebimento e o envio com segurança de correspondências como: Cartas Simples, Registrada, SEDEX, SEDEX 10, PAC, Internacionais, Materiais perecíveis, Teses e Projetos dentro da FCM. Metodologia empregada: Triagem do tipo de serviço a ser encaminhado ao Serviço de Correios através de Formulário Remessa para Correspondências com justificativa de cada emissor quanto ao uso e o motivo de determinado serviço, tipo de documento e prazo. Orientação via e-mail ou telefone aos usuários internos quanto ao preenchimento do Formulário Remessa para Correspondência. Realização de contato telefônico alertando quanto ao recebimento de material perecível ou de SEDEX 10 para as áreas envolvidas. Atualização diária dos gastos de cada órgão da FCM para Prestação de Contas mensais e para consultas. Atualização de dados em planilha do Excel de cada correspondência recebida, além de emissão de documento de remessa para retirada das mesmas. Os resultados obtidos foram: agilidade e segurança nas atividades; diminuição do envio de correspondências desnecessárias ao Serviço de Correios; atualização constante da tabela de preços e serviços; rastreio e recebimento de correspondências na área correta além, de promover um maior relacionamento entre a FCM e o Serviço de Correios. 

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Biografia do Autor

Saulo Saad Nogueira Benevides, Universidade Estadual de Campinas

Atualmente é Treinamento Técnico da Universidade Estadual de Campinas.

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Publicado

2016-07-15

Como Citar

BENEVIDES, S. S. N. Gestão de correspondências na FCM. Sínteses: Revista Eletrônica do SimTec, Campinas, SP, v. 4, n. 4, p. 35–35, 2016. DOI: 10.20396/sinteses.v4i4.7273. Disponível em: https://econtents.bc.unicamp.br/inpec/index.php/simtec/article/view/7273. Acesso em: 7 out. 2022.