Emprego de análises estatísticas para melhoria da produtividade do serviço de arquivo e protocolo da faculdade de ciências médicas

Resumo

A área de Arquivo e Protocolo da FCM iniciou em janeiro de 2012 a avaliação da sua produtividade mensal e semestral, pois, apresentam de maneira detalhada os pontos positivos e negativos de cada atividade desenvolvida. Através de estatísticas essas analises tornam-se mais evidentes e possibilitam uma maior atenção por parte dos colaboradores de cada área envolvida. O objetivo deste trabalho foi analisar estatisticamente a produtividade do Arquivo e Protocolo da FCM buscando alternativas de melhoras de cada atividade. A metodologia utilizada foi o desenvolvimento de gráficos de produtividade mensais e semestrais, através do programa Excel. Os gráficos são coletados com base no diário de log oferecido mensalmente pelo Sistema de Arquivo da UNICAMP/Arquivo Central e através de dados mensais disponibilizados em planilhas na área compartilhada entre os colaboradores. Os resultados obtidos através desse projeto foram: desenvolvimento de alternativas junto a equipe para melhorar e obter resultados positivos ao longo de cada mês; agilizar a prestações de contas dos serviços de reprografia, além de intensificar uma fiscalização mensal de cada reprografia realizada nos diversos setores da FCM; controle do envio de correspondências através dos Correios, onde o requisitante deve justificar no formulário de remessa o motivo do uso de determinado serviço. Ainda este foi benéfico ao demonstrar as quantidades de regularizações e autuações de processos realizadas ao longo do mês. Conclui-se que o emprego de analises estatísticas são eficientes para a área de Arquivo e Protocolo, pois além de buscar uma melhoria na produtividade, promove uma conscientização quanto aos serviços prestados.