Sistema de Tramitação de Obras - SITO para publicação de obra

Resumo

Introdução/Objetivo: Implantação do Sistema de Tramitação de Obras - SITO, da Editora, que possui o objetivo de informatizar, agilizar e facilitar todos os processos: Submissão, Análise, Acompanhamento e Julgamento das propostas, para publicação de Obras por meio da Editora Unicamp. Antes da sua implantação, a submissão das Obras era realizada por e-mail, sendo que o original das obras eram enviadas pelos correios, e toda as demais etapas de acompanhamento e gerenciamento, eram realizadas manualmente por meio de preenchimento de fichas de papel, de controles em planilhas diversas, o que gerava retrabalhos, centralização das informações, desperdício de papel, morosidade entre o tempo de submissão até a publicação da obra, levando inclusive, a desistência de alguns autores, devido ao prazo de publicação. Metodologia: As autoras deste trabalho, juntamente com a direção da Editora, efetuaram um mapeamento de todas as etapas envolvidas no processo da tramitação das Obras, e realizaram um benchmarking com outras editoras universitárias, em busca das melhores práticas existentes para aplicar no processo de tramitação das obras. A Editora, então, propôs à Funcamp o desenvolvimento de um sistema informatizado para automatizar e otimizar o trâmite de submissão e publicação das Obras, integrando todas as áreas envolvidas neste processo. Resultados: A implantação do SITO no processo de tramitação da Obra, resultou em: - Redução do prazo de publicação: de 36 meses para 12 meses; - Aumento de quantidade de obras submetidas, por conta da diminuição do prazo de publicação; - Aumento da produção editorial; - Melhora expressiva da satisfação dos autores; - Redução de custos de impressão/cópia das obras; - Agilização no acesso às informações pelas partes envolvidas; - Registro e compartilhamento das informações entre as partes envolvidas; - Redução de retrabalhos e erros, pois o autor ao preencher as informações diretamente no SITO, reduz-se significativamente o risco de ocorrerem erros; Após a Implantação do SITO, a Editora da Unicamp tornou-se referencia, pois foi a primeira editora universitária a automatizar um sistema de tramitação de submissão de obras para publicação. Conclusão: Conclui-se que o desenvolvimento do Sistema de Tramitação de Obra - SITO, trata-se de uma ferramenta eficaz e eficiente, que automatiza todo o processo de submissão e tramitação de propostas para publicação de obras por meio da Editora da Unicamp, proporcionando uma redução significativa no prazo de publicação de uma obra, custos com papel, eliminação de retrabalhos e no acompanhamento informatizado/integrado de todas as partes envolvidas.