SIGAD: processo digital

Resumo

Introdução/Objetivo: O SIARQ-Unicamp implantou na Universidade o módulo Processo Digital do Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD-Unicamp), permitindo a autuação de processos digitais; a produção, a assinatura e a captura de documentos no fluxo das ações de um processo digital; o controle de tramitação entre os diversos órgãos, unidades e instâncias decisórias; a gerência dos processos digitais em determinado órgão ou unidade; a interoperação com sistemas de informação/negócio para acesso e captura de documentos em processos. Estes processos digitais se relacionam com os dados de todos os processos convencionais (suporte papel) da Unicamp - autuados desde a sua fundação (1963), permitindo uma gestão arquivística unificada a partir da mesma base de dados e repositório de documentos. Metodologia: O SIGAD-Unicamp foi incrementado para permitir a autuação de processos digitais; a produção, a inclusão e a assinatura eletrônica de documentos com requisitos de integridade e de autoria, incluindo certificado digital; o controle de trâmite e acesso, nos termos da LAI e da LGPD; e a interoperação com sistemas de negócio para acesso e captura automática de documentos, a partir de uma biblioteca de serviços desenvolvida com apoio da CGU. A implantação do módulo deu-se em duas frentes: por meio de integração transparente com sistemas de negócio; e por meio da interface do próprio SIGAD-Unicamp, com a captura sequenciada de documentos no processo digital. Para tal, foram oferecidos treinamentos remotos, em parceria com a Educorp, que capacitaram 2.340 usuários. Resultados: Disposição de ferramenta para produção e tramitação de documentos de forma totalmente digital, no contexto do desenvolvimento de atividades remotas em função da pandemia de covid-19; Disposição de bibliotecas de serviço de integração para interoperação sistemas de negócio/informação; Novas funcionalidades aplicáveis aos processos, dossiês e documentos avulsos digitais, com destaque à assinatura eletrônica – com certificado digital ou login e senha – e à restrição de acesso; Agilidade nos processos de trabalho, à medida que o tempo de tramitação dos documentos foi reduzido e a produção de documentos foi facilitada pelo meio online; Crescimento significativo da proporção de processos físicos e digitais ao longo dos últimos anos - em 2022, esta proporção se encontra em 88% digital e 12% papel; Atualização de servidores que atuam na gestão de documentos (que inclui a produção), a partir de 80 oficinas online realizadas em parceria com a Educorp e da disposição de 48 tutoriais em vídeo e aulas on-line. Aumento exponencial no número de usuários ativos do SIGAD-Unicamp: de 2071 em setembro/2017 para 15468 em setembro/2022 - crescimento de 746%. Conclusão: As ferramentas então disponíveis para a produção e tramitação de documentos avulsos digitais permitiram o fluxo das atividades administrativas já no início das atividades não-presenciais em razão da pandemia da Covid-19 e a implantação total processo digital consolidou o cenário de transformação da gestão de documentos na Unicamp. Em perspectivas, temos a melhoria da interface do sistema, o avanço de integrações de com sistemas de negócio e a qualificação da proteção de informações com restrição de acesso e de promoção da transparência da documentação de caráter público da Universidade.