Automatização da rotina e pagamento de instruções da EDUCORP

Resumo

Introdução/Objetivo: A EDUCORP (Escola de Educação Corporativa da Unicamp), tendo a necessidade de obter informações e agilidade na prestação de serviços, implantou em parceria com a equipe sistemas do HCM DGRH um sistema que gerencia todo o fluxo do processo relativo ao pagamento de instrutores da escola. Desde a solicitação de autorização ao GR, revisão do pedidos, controle e manutenção de horas e envia as informações digitais ao DGRH para inserção na folha de pagamento. Metodologia: O sistema foi desenvolvido em parceria com o DGRH, utilizando-se a ferramenta Senior Sistemas para criação de telas e banco de dados Oracle. Foram criadas telas que permitem, tanto a inserção de dados, quanto a disponibilização de informações, segundo diferentes critérios de informações dos instrutores da Escola: • Instrutor: o Nome; o Matrícula; o Unidade; o Curso; o Horas treinamento; o Valor hora-aula; o Início e fim do curso; • Tipo de Recurso: o Extraorçamentários; • Tipo de Despesa: o Pagamento de horas-aulas; • Subtipo de Despesa: o Instrutor; o Tutoria; o Conteudista. Resultados: O sistema implantado auxiliou na visibilidade e rastreabilidade das informações administradas pela Escola. Proporcionou uma melhora na qualidade do gerenciamento do processo de pagamento dos instrutores, controles e avisos automatizados por e-mail. Benefícios do sistema: O sistema implantado atende às expectativas da Escola na eficiência da obtenção das informações dos instrutores e dos cursos ministrados mensalmente. Ao solicitarmos as informações para pagamento dos cursos oferecidos, anteriormente nos deparávamos com informações separadas do sistema como: - Leitura dos termos - Categorizar cursos - Digitar valores - Preparar e-mail e Memorandos; - Conferência de aulas efetivas. Conclusão: Hoje, torna-se eficiente a apresentação dos resultados, facilitando a conferência e correção, caso necessário. Agora através de um “simples” clique no sistema, é possível emitir relatórios e dar andamento ao workflow mensal de pagamentos, proporcionando agilidade e segurança das informações contidas no sistema. Antes dessa implantação o processo levava-se 3 dias de trabalho ou 24h para se concluir o processo de pagamento mensal, esse tempo foi reduzido para 4h hoje, resultando em uma economia anual de R$11388 (base referência 1A Superior 40h).