Sistema eletrônico para solicitações de padronização e aquisição de medicamentos: uma realidade possível

Resumo

Introdução/Objetivo: A Avaliação de Tecnologia Saúde (ATS) é o processo contínuo de análise e síntese dos benefícios para a saúde e das consequências econômicas e sociais do emprego das tecnologias em saúde1. O Núcleo de Avaliação de Tecnologias em Saúde (NATS) é a estrutura que reúne, dentro de uma instituição pública ou privada sem fins lucrativos, recursos e profissionais com competência técnica para desenvolver, promover e executar a Avaliação de Tecnologias em Saúde (ATS)2-3. Assim, sistematizar e acompanhar o processo de solicitações para a tomada de decisão referente a padronização e aquisição de tecnologias, como medicamentos, é uma das ações desenvolvidas pelo NATS. Metodologia: O formulário eletrônico foi desenvolvido e testado em pequena escala pela equipe do NATS e instituído em agosto de 2020 como uma ferramenta estruturada de comunicação institucional. É destinado a solicitações de padronização, compra eventual e solicitação de autorização para prescrição de medicamentos fora do componente especializado da assistência farmacêutica. O modelo vem sendo aprimorado continuamente. Resultados: No período de agosto de 2020 a dezembro de 2021 foram recebidas 139 solicitações. Destas, 86 de compras eventuais, 36 solicitação de autorização para prescrição e 15 padronizações que resultaram em 11 solicitações de revisões rápidas da literatura. A ferramenta possibilitou a melhoria do processo que envolve recebimento, triagem, análise, desenvolvimento, feedback ao solicitante e rastreabilidade das solicitações. Possibilitou compartilhar em tempo real as solicitações recebidas com a Coordenação da Farmácia, Comissão de Farmácia e Terapêutica e Coordenadoria de Assistência. No contexto anterior de uso de emails e ofícios favorecia o extravio e perda, dificultava a análise, acompanhamento e rastreabilidade do processo, além do retorno de feedback aos solicitantes. Foram reduzidos, ainda, gastos com impressão e materiais de escritório, extravio de informações, movimentação de pessoas e documentos, tempo para acesso a informações pela alta gestão e encaminhamento para análise das áreas e comissões envolvidas. A informatização do sistema possibilitou ainda gerar painéis de indicadores que contribuem com a gestão dos processos e melhoria contínua. Conclusão: A ferramenta foi instituída com sucesso e sua utilização mostrou-se eficiente e eficaz. O processo de solicitações de padronização e aquisição de medicamentos foi sistematizado e favoreceu o processo de melhoria contínua institucional em ATS. A informatização favoreceu a interação de serviços e o reconhecimento de ações desenvolvidas pelo NATS na instituição.