Projeto Neurocovid Unicamp : utilização de ferramentas de gestão de processos pela equipe de recrutamento

Resumo

Introdução/Objetivo: Em 2020, frente à pandemia do novo coronavírus, foi iniciada no HC-Unicamp pesquisa sobre alterações tardias da covid-19, envolvendo voluntários de 18 a 70 anos que tiveram a doença, possibilitando-lhes acesso a exames como avaliação cognitiva e ressonância magnética. Para garantir eficiência e maximizar os processos de triagem e seleção, uma força tarefa, composta inicialmente de voluntários administrativos, começou a gerenciar o processo de recebimento das informações, o contato com os interessados, a transmissão das condições para participação, e a convocação para exames. O objetivo deste trabalho foi demonstrar a utilização de ferramentas simples, não habituais para profissionais da saúde, no favorecimento à eficácia e atendimento ao maior número possível de participantes. Metodologia: Todas as ferramentas utilizadas são gratuitas: aplicativos de comunicação (WhatsApp), metodologia ágil Kanban (Trello), formulários eletrônicos (Google Forms) e aplicativo compartilhado em Nuvem (Google Drive). A inscrição, com divulgação do link para formulário eletrônico preenchido pelos interessados, inserida no drive de acesso exclusivo da equipe da pesquisa, previamente autorizada, possibilitou a triagem. A comunicação, por grupo no WhatsApp, favoreceu: envio de informações importantes das etapas da pesquisa, critérios de exclusão verificados antes da vinda ao HC, ciência de não ser um tratamento, dentre outras informações, a fim de que o participante viesse ao HC com a certeza de que não seria recusada sua participação na assinatura do Termo de Consentimento Livre e Esclarecido. Resultados: Dois resultados destacaram-se no projeto: a introdução de ferramentas de gestão de processos na condução de estudos clínicos, e a construção de um banco de imagens com mais de 800 participantes selecionados que tiveram teste positivo para covid-19. Ferramentas gratuitas de gestão de processos ágeis, como o Trello, foram utilizadas para controle dos participantes selecionados e reserva de vagas para a ressonância magnética. O uso de drive virtual compartilhado, para armazenamento dos exames confirmativos de covid-19, trouxe facilidade e confiança no processo. Mesmo com a anonimização de dados dos participantes, imperativa em estudos clínicos, a utilização de ferramentas de gestão de processos nessa pesquisa possibilitou aos profissionais da área da saúde ter controle e facilidade de acesso às informações de maneira mais rápida e eficiente. O uso do Trello otimizou o tempo, e trouxe melhores resultados na administração dos agendamentos, possibilitando triagem e seleção de um grande número de interessados em participar do estudo. O banco de imagens de ressonâncias dos participantes possui um material de estudos, que, com novas descobertas sobre os efeitos da covid-19 sobre o cérebro, poderão trazer as respostas tão esperadas dos potenciais efeitos de longo prazo da doença. Conclusão: A pandemia causou pânico mundial, trazendo efeitos desconhecidos e muito variados, que não permitiram estabelecer relação entre a doença e a qualidade de vida das pessoas. Mas a necessidade de continuar o trabalho dos cientistas, alavancou o uso de tecnologias da gestão de processos e ferramentas da administração. Mesmo decorridos mais de dois anos desde o surgimento da doença, ainda há perguntas para as quais não se tem respostas precisas. A pesquisa não finalizou seu recrutamento, novas ferramentas foram inseridas para melhoria do processo, e os dados servirão de base a novas pesquisas.