Implementação do processo administrativo para regularização de bens móveis recebidos de agências de fomento na FCM

Resumo

Introdução/Objetivo: O Patrimônio da FCM tem como uma de suas principais tarefas patrimoniar os bens recebidos pelos projetos das agências de fomentos como Comodato. Estas doações não eram regularizadas por falta da documentação e por esse motivo recebíamos muitas solicitações emergenciais dos usuários/funcionários para a cadastrar os equipamentos e/ou bens móveis. Temos projetos de todas as agências para regularização e algumas cobranças formais também. Implementamos e implantamos um processo administrativo para atender essa demanda. Metodologia: Realizado um estudo identificando os projetos outorgados, o docente responsável e enviamos um e-mail institucional solicitando as informações necessárias, termo de outorga, nota fiscal e quando possível, anexamos os Termos de Doações recebidos pela diretoria da FCM. Criamos uma parceria de trabalho com a Comissão de Pesquisa responsável e docentes pesquisadores envolvidos, por se tratar de projetos desenvolvidos nos laboratórios da faculdade. Resultados: Por décadas a falta da regularização patrimonial nos trouxe um grande desafio, a identificação e a localização física de cada bem móvel recebido através dos projetos aprovados pelas agências de fomento, FAPESP, CNPQ, CAPES e FINEP. A FCM se torna mais complexa por abranger 19 prédios e nesse período os projetos ainda não eram descentralizados, englobavam também todas as áreas da saúde e alguns processos de patrimoniamento eram comuns com as unidades CAISM, Hemocentro, Gastrocentro e Hospital de Clínicas, o que dificultava ainda mais a localização dos bens. Com o novo fluxo de trabalho o interessado leva semanas para o patrimoniamento dos bens móveis e concluir todas as etapas para regularização junto as agências de fomento, não ocorrendo mais as demandas de urgências. Entre os principais benefícios estão a otimização de tempo de execução e a autonomia do responsável/funcionário, trazendo agilidade para movimentação, transferência, concerto e recolhimento do bem adquirido pelo projeto vinculado as agências de fomento. No final de 2017 todas as pendências junto às agências de fomento foram finalizadas. Conclusão: A implantação do processo administrativo de patrimoniamento de bens recebidos de agencias de fomento trouxe benefícios para todos os envolvidos. Organizamos um fluxo do processo fluido que manteve a qualidade dos serviços oferecidos, mesmo após a redução de funcionários. Como solução, deixamos disponível no site os procedimentos e documentos necessários para essa regularização; são documentos públicos e o processo é aplicável para toda universidade.