Desafios da criação e implementação de um sistema para CME: um relato de experiência

Resumo

Introdução/Objetivo: Os CMEs reprocessam e distribuem materiais para os serviços de saúde, o HC possui um arsenal com mais de 800 caixas cirúrgicas com 2 a 120 itens diferentes em cada uma, além de materiais avulsos. São em média 30000 itens processados/mês. Exige-se que estes materiais tenham rastreabilidade, ou seja registro do caminho do produto desde de sua chegada no CME até o uso no paciente, considerando que o HC realiza em torno 1000 cirurgias/mês torna-se inviável o gerenciamento do processo sem sistema informatizado. O HC utilizava desde a década de 80 um sistema da IBM, o CICSHC, que vem sendo substituído pelo AGHUse, que não possui módulo CME, assim o Objetivo deste trabalho é descrever os desafios para criação e implantação de um novo sistema informatizado para um CME. Metodologia: Relato de experiência sobre a criação e implantação de um novo sistema para o CME. Esse processo ocorreu entre 01/2022 e 06/2022 contou com a seguintes etapas: 1- Alinhar as necessidades e expectativas do CME, CC e Informática para o novo sistema 2 - Criação do Sistema 3 - Testes e adequações pré implantação 4 - Estruturação física e de insumos do CME 5 - migração dos dados 6 - Treinamento das equipes 7 - Implantação 8 - Melhorias contínuas. Resultados: Definida a necessidade da criação do sistema a etapa 1- foi alinhar o escopo para o projeto, para isso foram realizadas reuniões com os serviços envolvidos para definir as funções para o sistema e o cronograma de implantação, na etapa 2, a informática criou um modelo operacional. Na etapa 3 o CME e o CC voltaram a se reunir com a informática para testes e adequações ao sistema, concomitantemente iniciou-se a etapa 4, com mudanças estruturais como instalação de computadores, impressoras, cabos de rede, compra de etiquetas e fitas de impressão. Concluída as adequações houve a migração dos dados do sistema antigo e o CME validou a confiabilidade destas. Após a migração, o sistema foi disponibilizado em plataforma teste para a equipe e foram realizados treinamentos para os 90 funcionários do CME. A implantação foi subdividida em 3, primeiramente a impressão das etiquetas e listagem das caixas, posteriormente a utilização das listas de materiais por cirurgia, sendo necessário cruzamento com o AGHuse e sistemas do Almoxarifado e por fim o controle de produção. Na última etapa iniciou-se um trabalho de melhoria contínua tanto na correção de falhas quanto na implantação de novas tecnologias como gestão visual e sistemas de busca que facilitam a rotina diária do profissional do CME. Conclusão: A criação e implementação de sistema para o CME se mostrou um desafio para as equipes de enfermagem e de informática. A elaboração de um plano de ação, com cronograma e a cooperação entre as equipes se mostraram estratégias eficazes para evolução do projeto. O sistema foi implantado sem que houvesse prejuízos à assistência, em um tempo curto e utilizando o capital humano da instituição. A equipe do CME demonstrou satisfação com o novo sistema que hoje faz parte da rotina e apresenta um enorme potencial para melhorias e também para utilização por outros setores com demandas semelhantes.