Sistema de Gestão de Pesquisadores (SGP)

Resumo

Introdução/Objetivo: Informatizar o processo de Pós-Doutorado, Pesquisador Colaborador, Professor Colaborador e Pesquisador Visitante Convidado atendendo as Resoluções GR 003/2018, 028/2019, 027/2021, 016/2020, 038/2020, 017/2020, visando agilizar o cadastro por parte dos interessados bem como o acompanhamento do processo pela Unidade/Órgão. Reduzir a quantidade de papel gerada na tramitação dos processos quando estes eram feitos através do capa azul. Padronizar a tramitação dos processos dos programas já mencionados, para que todas unidades pudessem realizar seguindo as mesmas regras. Além disso, foi estabelecido que o sistema fosse 100% digital possibilitando o trabalho remoto. Metodologia: O SGP (Sistema de Gestão de Pesquisadores) é o resultado de um trabalho em conjunto feito pelas áreas da informática e da DGP, ambas pertencentes à DGRH, e também da participação de algumas unidades da universidade. Antes da implantação do processo informatizado (sistema SGP), cada unidade fazia do seu próprio jeito para atender a cada um dos programas. As equipes da informática e da DGP realizaram diversas reuniões com algumas unidades para entender como cada uma costumava realizar tais processos e assim foi possível encontrar uma padronização. Dessa forma, o sistema foi desenvolvido e consolida todos os programas mencionados e consegue atender todas as unidades da Universidade. Constantemente recebe melhorias sugeridas pelos usuários e é flexível às mudanças de deliberações. Resultados: O sistema trouxe melhoria ao possibilitar o cadastro do interessado, inclusive aos estrangeiros, evitando que ele vá presencialmente à unidade. Além disso, possibilitou o acompanhamento das diferentes etapas do processo, dos diversos programas, por parte do supervisor do projeto, diretor da unidade e pelo responsável da unidade, e também proporcionar ao final a geração do relatório de atividades. Zerou a quantidade de papel que costumava ser utilizado na tramitação dos processos, bem como trouxe uma maior agilidade no andamento das ações que são realizadas, desde o primeiro contato com o interessado até sua efetivação no programa desejado. Trouxe também um maior controle sobre os dados e informações que estão atrelados aos processos dos interessados. Houve uma padronização no processo de trabalho para todas as unidades, sendo atendidas as diferenças de comportamento de cada etapa da tramitação. Além disso, no processo de trabalho da equipe de informática e DGP, foi um desafio, pois a sua restruturação em 2021 foi feita de forma remota com reuniões online e o desenvolvimento também. Conclusão: O sistema atendeu as expectativas das unidades, adaptando os diferentes fluxos do processo graças à colaboração das unidades e da DGP na fase de requisitos. Trouxe uma visão ampla dos processos inscritos para os responsáveis da unidade, diretores de unidade e pela DGP, além de trazer ao interessado melhor acompanhamento da sua inscrição, podendo gerar a sua declaração de participação e também submeter o seu relatório de atividades. Em termos técnicos, é um sistema de fácil adaptação às mudanças de deliberação, responsivo e de fácil acesso para o usuário.