Projeto Solução de triagem de solicitações eletrônicas de compras

Resumo

Introdução/Objetivo: A efetivação do processo de triagem é realizada pelas áreas de compras da Divisão de Suprimentos da DGA. Consiste no direcionamento das Solicitações Eletrônicas de Compras – SECs para as respectivas áreas (Contratações Diretas, Aquisição de Materiais e Contratação de Obras e Serviços) de acordo com a categoria e valor do objeto, bem como em atendimento a legislação vigente para a devida formalização do processo de compra. Atualmente, o processo de triagem é realizado de forma manual e cada gestor possui um procedimento próprio. Metodologia: Projeto desenvolvido pelo Escritório de Planejamento e Projetos juntamente com a equipe da Divisão de Suprimentos da DGA. Foi utilizada uma metodologia criada pela DGA baseada em 05 (cinco) etapas, sendo elas: 1. Fase de entendimento: entender o assunto, os problemas, as causas e os atores envolvidos; 2. Fase de solução: estudar e propor soluções para os problemas encontrados; 3. Fase de prototipação: construir protótipos das soluções de modo a torna-los tangíveis; 4. Fase de teste: realizar testes em pequena escala para garantir a eficácia do da solução prototipada; 5. Fase de implantação: planejar a implementação das soluções validadas. Resultados: Após estudo do caso, identificamos que atualmente a realização do referido processo é feita de forma não automatizada, resultando em 04 (quatro) principais problemas ou dificuldades: 1. Tempo demasiado para a realização da Triagem; 2. Gargalo no processo de compra; 3. Demora para o efetivo início do processo de compra; 4. Possibilidade de esquecimento de alguma SEC sem triagem, bem como dificuldade para localização de novas SECs. Diante das dificuldades relatadas, foi prototipada uma solução automatizada que tem por objetivo simplificar, otimizar e diminuir o tempo do processo de triagem, bem como gerenciar o andamento e status das solicitações, evitando erros e retrabalhos para as solicitações devolvidas e que retornam à área, e retrabalhos entre as áreas. Conclusão: Por se tratar de solução informatizada, ela se encontra em fase de desenvolvimento pela Divisão de T.I. da DGA, no entanto, já se projetou que haverá ganho real. Os gestores se beneficiarão com a redução do tempo em funções operacionais, direcionando sua atenção para funções analíticas e gerenciais. Ademais, tal solução proporcionará redução da execução da triagem de solicitações de 02 (dois) sistemas para 01 (um) sistema.