Implantação de contas locais para controle orçamentário - prefeitura universitária

Resumo

Introdução: A Prefeitura Universitária é responsável pelos diversos serviços que possibilitam a vivência comunitária na Universidade e, para isso, sua atuação precisa se dividir em diferentes áreas. Isso se reflete no controle do seu Centro Orçamentário, com numerosos Programas Gerenciais para a execução das despesas, o que exige uma organização assertiva, que analisa o orçamento de acordo com a natureza da despesa e área de atuação executora. Objetivo: Assim, valendo-se da ferramenta "Contas Locais” disponível no módulo de orçamento do SIAD (DGA), a equipe de Recursos Financeiros da Prefeitura desenvolveu projeto para a implantação de contas locais, espelhando sua estrutura operacional e permitindo o controle orçamentário setorizado, fundamental à gestão estratégica do órgão. Metodologia: - Diagnóstico da estrutura da Prefeitura Universitária em relação à natureza das despesas. - Determinação dos tipos de contas locais necessários para suprir a demanda verificada. - Distribuição das contas entre as áreas da Prefeitura, definindo sua numeração com base no código da certificação + natureza da despesa, e sua nomenclatura (ex. 26510 - DMA CONTRATOS EM GERAL [Divisão de Meio Ambiente, Código 01.14."26" + Serviços de Manutenção/Locação em Geral, PG 0"5".0"1".0"0"]). - Criação das contas locais propriamente ditas. - Capacitação da equipe de orçamento para a operação das contas locais. - Comunicação e capacitação das áreas para a indicação das contas locais em suas solicitações. - Comunicação aos órgãos externos para adoção das contas locais nas transferências orçamentárias. Resultados: Com a implementação das contas locais tornou-se possível o acompanhamento pleno das despesas, classificadas entre as áreas da Prefeitura Universitária. Do ponto de vista gerencial, o planejamento estratégico do orçamento ganhou uma ferramenta fundamental para a tomada de decisões, principalmente quanto à manutenção das atividades e priorização de recursos. O método desenvolvido para a numeração e nomenclatura das contas possibilitou uma implantação rápida e intuitiva, tanto para os solicitantes de recursos quanto para os executores do orçamento, facilitando, ainda, a comunicação com os órgãos externos, que mantêm interface orçamentária com a Prefeitura Universitária, especialmente quanto às Despesas Centralizadas, que incluem Almoxarifado Central, GLP, Adiantamento DGA, CEMEQ e CCUEC. (ex.: "26830 - DMA DESPESAS CENTRALIZADAS" [Divisão de Meio Ambiente, Código 01.14."26" + Despesas Centralizadas, PG 0"8".0"3".0"0"]). No contexto da Universidade, as unidades e órgãos que lidam, não apenas com diversos programas gerenciais em seus centros orçamentários, mas também com divisões internas na estrutura da prestação dos serviços, podem se beneficiar da metodologia desenvolvida, fazendo as adequações à sua realidade, de modo a permitir um planejamento orçamentário efetivo. Conclusão: A ideia por trás do projeto era organizar as despesas, criando dados que possibilitassem a análise individualizada dos grupos de aquisições, dando maior efetividade ao direcionamento dos recursos financeiros disponíveis. Antes da implementação, muitas despesas acabavam sendo rotuladas como sendo despesas gerais, sem a identificação da área que a havia ensejado. Complementarmente, uma vez identificadas as áreas e as naturezas das despesas, tornou-se possível a criação de uma série histórica orçamentária para auxiliar nos planejamentos para os exercícios financeiros futuros.