Reestruturação do programa de estágio docente (PED) : da seleção até a emissão do certificado

Resumo

Introdução/Objetivo: O Programa de Estágio Docente (PED) é um programa institucional que possibilita o aperfeiçoamento da formação do estudante de Pós-Graduação para o estágio em experiência docente ou de apoio às atividades docentes. Observou-se que no fluxo do processo das atividades haviam muitas tarefas que não agregavam valor e atrasavam o andamento das etapas, refletindo um esforço desnecessário na execução destas tarefas pelos atores do processo. A partir disso, surgiu a necessidade de mapear e repensar o processo com o objetivo de: reduzir o tempo efetivo gasto da execução das atividades e o número de tarefas, bem como minimizar os erros decorrentes da falta de comunicação dos sistemas da PRPG e DAC, evitando gerar informações erradas que poderiam atrapalhar a vida acadêmica dos docentes e discentes. Metodologia: Para o mapeamento do processo foi utilizada a metodologia Lean Thinking. Esta metodologia possibilitou que o mapeamento e as melhorias deste processo fossem feitas de modo bem mais eficiente. Teve-se o cuidado de envolver neste processo diversos atores de unidades, e portanto, realidades bem distintas. Fizemos um levantamento de todos os problemas que queríamos resolver dentro deste fluxo, bem como todas as atividades e atores que poderiam ser eliminados. Para a implementação do sistema, depois do projeto ter sido mapeado, a equipe de desenvolvimento utilizou a metodologia ágil. A ideia era entregar o mais rápido possível os produtos viáveis, de modo que a Comunidade pudesse começar a utilizar e entregar feedbacks de sua utilização e gerar solicitações de mudanças para melhorar o processo. Resultados: O resultado do projeto foi um sistema de gerenciamento do PED completamente implantado no Sistema Acadêmico (SIGA). O resultado alcançado foi exatamente o previsto, sendo a redução do tempo efetivamente gasto na execução das atividades em 85% e o número das atividades em 60%. Uma vez que todo o processo está dentro do sistema acadêmico não temos mais inconsistências de dados, problema comum no processo anterior. O gerenciamento de pagamento do PED também está dentro do SIGA, de modo que facilitou sobremaneira para a PRPG a geração dos arquivos e relatórios necessários para o pagamento dos bolsistas, e possibilitou uma flexibilidade que foi essencial para que os ajustes necessários no começo da pandemia permitissem que os alunos fossem contemplados dentro de uma realidade que não estava prevista por nenhum de nós. Além disso, podemos dizer que todo o processo foi feito com vistas para o PAD (Programa de Apoio Didático), de modo que, se futuramente a Universidade optar por contemplar esse processo, ficará muito mais fácil de adaptar e informatizar este processo também. Conclusão: O Sistema PED foi entregue para a Comunidade Acadêmica, com a sua implantação ocorrida no 2° semestre de 2019. Desde então, alunos e docentes da Universidade têm se beneficiado deste sistema. Sem o Sistema do PED, teria sido inviável para a Universidade atravessar a pandemia, algo inimaginável até então, visto que todo o processo anterior era manual.