Projeto de melhoria do processo de execução de convênios

Resumo

Introdução: A gestão de convênios com recursos tratados via UNICAMP é feita pela DGA. Desde a migração do CICS em 2017 para o SIAD/Orçamento e Execução de Despesas, ficou pendente o estudo de um sistema adequado à execução de convênios. Em setembro/2017, em reorganização interna da DGA, houve a transferência da área de Convênios para a DFC/DGA, sendo que desde então foram solicitadas melhorias no SIAD a fim de atender a DGA e Unidades, tais como: relatórios gerenciais, rotinas de encerramento de exercício, dentre outras necessidades verificadas durante a execução dos convênios, incluindo a prestação de contas e destinação de saldo. Objetivo: Aqui foram propostas ferramentas para melhorar a execução dos processos e gestão de convênios, com uma interface amigável, automatização de tarefas e digitalização. Metodologia: Foi utilizada uma metodologia em 05 (cinco) etapas, sendo: Entendimento: entender o assunto, os problemas, as causas e os atores envolvidos; Solução: estudar e propor soluções para os problemas encontrados; Prototipação: construir protótipos das soluções de modo a torná-los tangíveis; Teste: realizar testes em pequena escala para garantir a eficácia da solução prototipada; Implantação: planejar a implementação das soluções validadas. Protótipos feitos na ferramenta “FIGMA” com principais para que a TI da DGA possa criar o módulo de “execução de convênios” no SIAD. Ao todo foram criadas quase 100 telas de protótipos com navegação intuitiva e automação de procedimentos. Os protótipos foram testados com usuários reais do sistema, sendo aperfeiçoados conforme sugestões. Resultados: O grupo desenvolveu uma proposta de ferramenta para a execução dos convênios com recurso financeiro dentro da UNICAMP, que proporcionou maior interação com o usuário, dispensando o uso de manuais, indicando os próximos passos, conduzindo as operações do sistema com segurança e clareza nas informações, realizando tarefas automáticas e promovendo a descentralização das atividades sempre que possível. As ferramentas propostas contêm as soluções: a) Interação com usuário; b) Programação de remessas; c) Informações contábeis; d) Gestão do orçamento na Unidade/Órgão; e) Criação automática dos COs; f) Gerenciamento dos números das contas bancárias; g) Ativação da conta bancária; h) Vinculação dos EE nos COs; i)Identificação de remessas; j) Apropriação inicial e suplementação automática; k) Alterar Ordenador de Despesas; l) Calendário de Prestação de Contas; m) Prestação de Contas parcial; n) Destinação de Saldo – Prestação de Contas final; o) Encerrar processo de execução; p) Dashboard; q) Remanejamento; r) Suplementação de descontos e multas; s) Recolhimento de custos indiretos (RCI); t) Perfil Gestor de Convênios de múltiplas unidades; u) Recuperação das despesas bancárias de câmbio; v)Descentralizar a Criação de múltiplos COs; e w) Repositório de extratos bancários. Conclusão: Gestão de convênios é de grande importância para a UNICAMP, sendo recentemente restabelecidas as regras para formalização e tramitação pela Deliberação CONSU-A-016/2022. O estudo demonstrou a necessidade de informatização de etapas e modernização nas ferramentas de gerenciamento da execução de convênios. Foi produzido extenso material de soluções, com protótipos de telas e redesenhos de processos, viabilizando o desenvolvimento das aplicações pela área de TI da DGA. Atualmente as soluções encontram-se em desenvolvimento pela área técnica responsável.