Controle de acessos com utilização de formulário eletrônico e QR Code : portarias do Hospital de Clínicas/Unicamp

Resumo

Introdução/Objetivo: Considerando a disponibilidade de ferramentas eletrônicas que poderiam aperfeiçoar os controles de acessos nas portarias do Hospital de Clínicas e com o objetivo de otimizar a gestão de dados quanto a: identificação de pessoas, rastreamento de tipos de acessos ao hospital, segurança no armazenamento de informações e diminuição de gargalos em horários de pico nas catracas, optamos pela substituição de registros manuais para a utilização de formulários eletrônicos e QR Codes nas portarias de entradas e saídas do hospital. Metodologia: Foi realizado levantamento dos tipos de acessos (alunos, visitantes, representantes, prestadores de serviços, entre outros). Após, elencamos os dados que seriam estratégicos para gestão dos acessos ao hospital (nome, matricula ou documento, e-mail, justificativa do acesso, entre outros). Elaboramos os Formulários Eletrônicos e QR Codes para cada uma das portarias, orientamos os colaboradores do Serviço de Segurança, Portaria e Recepção/HC quanto a operacionalização do novo recurso de trabalho e como deveriam prestar os serviços (orientação de usuários e conferência de dados). Resultados: Iniciamos o uso dos Formulários Eletrônicos e QR Codes na 2° semana de Agosto/2021, sendo que até a presente data, temos consolidado o uso deste recurso de trabalho. No período, já foram registrados aproximadamente 65.900 acessos (entrada/saída), dentre as portarias: F1 - 1° andar, UER - 2° andar e A3 - 3° andar. Foram substituídos 2 formulários de preenchimento manual (denominados "Controle de Entrada de Visitantes/Representantes" e "Catracas"), que representam aproximadamente 4.000 impressos/ano ou 10,3 impressos/dia. Além da economia de folhas de papel, atualmente é possível realizar a gestão dos acessos em tempo real, uma vez que todos os dados preenchidos são reportados automaticamente para armazenamento em nuvem no Drive do Serviço de Segurança/HC. Anteriormente, para que os registros fossem analisados, era necessário aguardar a tabulação, feita por colaboradores Técnico Administrativos e/ou Estagiários. No que se refere ao lead time desde a chegada do usuário na portaria até a liberação da catraca, atualmente o colaborador da portaria leva aproximadamente 15 segundos para conferir e liberar o acesso do usuário. Conclusão: A realização do projeto possibilitou: melhoria da gestão de dados de acessos ao Hospital de Clinicas, agilidade no levantamento de informações, segurança no armazenamento de dados e economia de recursos materiais e de mão de obra. Houve diminuição no tempo de espera dos usuários nas portarias, principalmente em horários de pico, bem como, otimização do trabalho dos colaboradores nas portarias. Contudo, concluímos que o uso de ferramentas eletrônicas, quando bem empregadas, são facilitadoras de rotinas administrativas e contribuem para aperfeiçoar a gestão numa instituição.