Gerenciamento eletrônico de documentos, GED, para o Sistema de Ações Judiciais

Resumo

Introdução/Objetivo: Os sistemas judiciais foram informatizados e a Procuradoria Geral (PG) sentiu a necessidade de digitalizar suas pastas, por isso foi iniciado o projeto de digitalização e criação de uma ferramenta para cadastrar os documentos de forma indexada e melhorar a comunicação digital. O objetivo do projeto foi eliminar as pastas físicas dos advogados para a liberação de espaço e aumento no desempenho na busca de informações e comunicação entre as áreas da Procuradoria Geral e áreas externas a unidade, possibilitando vantagens em tempo, aumentando a produção, a recuperação de arquivos no caso de perdas, a redução de custos com cópias, e evitando o extravio ou falsificação de documentos e mitigação de erros, além da possibilidade de acesso ao processo em qualquer parte do mundo com segurança. Metodologia: Foi desenvolvida uma ferramenta, o GED, para cadastrar os documentos, informando a classificação do documento definidos previamente e a data. São aceitos arquivos de texto ou mídias. É possível gerar uma atividade para uma pessoa ou mais, onde ela pode produzir alguma ação dentro do fluxo de trabalho. É possível assinar digitalmente um documento usando um certificado digital emitido pelo ICP Brasil dando validade jurídica. O trabalho foi realizado observando como modelo os processos eletrônicos da justiça do Brasil. Resultados: A digitalização das pastas existentes, cerca de 4000 pastas e cada pasta com cerca de 100 documentos, liberou uma grande área de espaço físico dentro da PG o que trouxe melhor acomodação dos funcionários. O tempo de busca para encontrar uma pasta e inserir documentos foi eliminado. Compartilhamento de um novo documento passou a ser imediato e a busca por informações se tornou rápida e eficiente. Ficou mais fácil usar o sistema da justiça em virtude dos documentos já estarem digitalizados. Houve a eliminação de cópias e impressões, contribuindo assim com o meio ambiente. A ferramenta foi inserida dentro do sistema de ações judiciais já existente, o Cícero, sistema esse feito em plataforma WEB, o que garante acesso de qualquer local utilizando de protocolos de segurança e o login realizado através da Autenticação Central da Universidade, o que contribui muito com o trabalho remoto, o qual foi utilizado durante o período de pandemia. Conclusão: Podemos concluir que a realização deste trabalho foi de grande valor para melhorar a performance do trabalho realizado pela Procuradoria Geral devido a grande demanda, que é crescente a cada ano. A PG conta com um ambiente único de trabalho, agilidade processual, dados tabulados que possibilitam acesso de forma ágil e segura às informações que são sensíveis e de extrema importância para a defesa da Universidade, além de redução de atividades que eram apenas burocráticas. É possível afirmar que os gestores possuem transparência ao acesso a informação, usando relatórios gerenciais dos trabalhos.