Desenvolvimento de ferramenta para a Gestão da Informação: o uso de dashboards na inovação de processos

Resumo

Introdução/Objetivo: As crescentes transformações advindas da modernidade, como a globalização; combate à desigualdade; busca por governança e uma gestão pública mais eficiente suscitaram os governos a adotarem métodos inovadores em seus processos (SCHWELLA, 2005). Não obstante, a pandemia trouxe novos desafios a serem superados, fazendo com que a gestão da informação se tornasse atividade central às instituições. Nesse contexto, no período de retomada das atividades presenciais, em que as informações ficaram dispersas em diferentes documentos e fonte de dados, objetivou-se o desenvolvimento de um sistema de gestão para auxiliar o processo de tomada de decisão no Centro de Memória-Unicamp (CMU), considerando a limitação de recursos financeiros e de tempo, e que permitisse a constante atualização dos dados. Metodologia: O estudo classifica-se como exploratório; é de natureza qualitativa e se dará através de estudo de caso, por permitir explorar o processo estudado enquanto se desenrola dentro da organização (HARTLEY, 1994). Além disso, baseia-se na metodologia de Design Science Research pela investigação de um problema prático; desenvolvimento de proposta de solução; implementação e reavaliação dessa proposta (HOFFMANN, 2021). Resultados: Após análise do contexto institucional, decidiu-se que a melhor abordagem para atender o objetivo do estudo seria o desenvolvimento de Dashboards interativos criados na ferramenta Excel. Escolheu-se essa ferramenta por ser gratuita e de amplo alcance. O primeiro Dashboard criado visou o acompanhamento das decisões relativas ao acervo do CMU. Antes, essas informações ficavam dispersas em diferentes atas. A ferramenta facilitou a tomada de decisão por apresentá-las de maneira mais organizada e de fácil acesso. Posteriormente foi aplicado para o inventário patrimonial, pois devido a mudança de prédio, percebeu-se a necessidade de acesso às informações relativas aos bens de forma detalhada e dinâmica. No momento, está em desenvolvimento um Dashboard para o mapa do acervo, que permitirá consultar a localização e status de cada item, além de possibilitar a criação de relatórios analíticos. Os resultados demonstram maior celeridade no acesso às informações, mais assertividade nas decisões tomadas pela gestão e facilidade na utilização dos dados gerados, o que permitiu a correção de falhas. Além disso, análises preliminares demonstram as características que compõe o acervo do CMU, o tempo para a regularização das doações e a distribuição dos bens móveis dentro do órgão. Conclusão: Graças à demonstração visual das informações, o Dashboard facilitou o processo de tomada de decisão, dando uma destinação mais eficiente aos recursos financeiros e de tempo, o que atendeu as necessidades de gestão. Além disso, devido a sua apresentação intuitiva, a possibilidade de atualização constante de dados, a geração de relatórios e a economicidade da ferramenta, ela foi escalonada, o que acredita-se poder colaborar não apenas com o CMU, mas sirva de inspiração para o restante da Unicamp.