Sistema extensão : melhoria no processo de gestão dos cursos de extensão da FEF

Resumo

Introdução/Objetivo: A FEF oferece por semestre aproximadamente 3.500 vagas em 22 cursos de atividades físicas para a comunidade universitária e externa, contribuindo para formação dos alunos de graduação da FEF e qualidade de vida dos usuários dos serviços, atingindo diferentes faixas etárias e permitindo a inclusão de portadores de necessidades especiais com foco no condicionamento físico. Devido ao alto volume de vagas, usuários e recursos financeiros envolvidos, assim como a escassez de novas contratações de servidores, o novo sistema da Extensão web foi desenvolvido para gerenciar os processos de forma mais intuitiva e autônoma, no qual cada participante (Coordenador, Monitor, Secretário e Aluno) atua diretamente no sistema por meio da Internet. Metodologia: Foram utilizadas práticas da metodologia ágil SCRUM para gestão e planejamento de projeto de software, o sistema foi desenvolvido em CakePHP v3.4. O ciclo de vida de desenvolvimento de software teve três fases: 1 - levantamento de requisitos, 2 - desenvolvimento e 3 - testes. Tecnologias utilizadas: PHP v7.4, MariaDB v10.5.15 (Banco de Dados), Apache v2.4.54, Debian v11, JMeter v5.1 (Testes), Trello (Kanban) e GitLab (Gerência de Configuração). Resultados: A implantação do sistema reduziu custos, evitou erros e agilizou o processo de inscrição e gestão de dados dos cursos de Extensão da FEF. No dia da abertura das inscrições, os interessados conseguem se inscrever via sistema em menos de 10 segundos no curso pretendido. As 3.500 vagas semestrais estão distribuídas em aproximadamente 22 cursos com diversas turmas, aproximadamente 64% das vagas são preenchidas logo no primeiro dia das inscrições, aproximadamente 20% das vagas são preenchidas em 30 minutos, cerca de 2.000 pessoas da UNICAMP e comunidade externa usam o sistema, que faz a gestão de aproximadamente meio milhão de reais. A Figura 1 apresenta o balanço e a evolução das inscrições e a Figura 2 os alunos fazendo atividades. Um dos grandes desafios, foi projetar e desenvolver um sistema capaz de lidar com a alta demanda do processo de inscrição. Isso foi possível devido a reestruturação do processo de inscrição em etapas, além de muitos testes de desempenho e ajustes no servidor em que o sistema é executado. O sistema pode ser utilizado em outras unidades/órgãos da universidade que tenham atividades de extensão para serem oferecidas, especialmente se houver grande volume de vagas e inscritos. Conclusão: O sistema mostrou-se fundamental para a gestão e controle dos cursos de Extensão, aprimorou as tarefas dos coordenadores, monitores e secretários da FEF. Além de viabilizar o acesso da comunidade universitária e externa aos cursos muito requisitados, contribuindo assim para o desenvolvimento da FEF e UNICAMP. A alta demanda de interessados nos cursos ocorre, especialmente, devido ao baixo valor investido em relação a qualidade dos serviços prestados. A Extensão da FEF é a que mais disponibiliza vagas em seus cursos na universidade.