Serviço de impressão departamental Fef: alta disponibilidade sem despesas com manutenção

Resumo

Introdução/Objetivo: O projeto consiste em disponibilizar impressoras centralizadas em pontos estratégicos da FEF para atender a demanda de docentes, técnico-administrativos e alunos FEF nas atividades de Ensino, Pesquisa, Extensão e Administrativas. A implantação do projeto ocorreu em ago/2019 e permanece ativo até a presente data. Os principais objetivos foram: - criar um novo modelo de negócio para o serviço de impressão departamental FEF, reduzindo 70% das despesas orçamentárias FEF com o contrato vigente com a empresa TecnoSet; - oferecer um serviço de alta disponibilidade ao usuário, com redundância e limite máximo de inatividade de até 24h; - garantir a qualidade e performance do serviço conforme demanda FEF; - eliminar despesas com franquia nas férias (jun, dez, jan e fev), pelo baixo uso. Metodologia: O projeto FEF foi desenvolvido para contemplar a demanda da FEF no triênio 2019 a 2022, contando com a compra de equipamentos e suprimentos, assim como uso da mão de obra da Área de T.I. da FEF. Foram investidos R$ 20.000 patrocinados pela Diretoria da FEF para aquisição de 3 impressoras (2 produção + 1 backup) de alta demanda com 2 anos de garantia, mais suprimentos suficientes para 3 anos. Os serviços de gerenciamento e reposição de suprimentos/equipamentos demanda poucos minutos para troca, ficando a cargo da Área de T.I. da FEF, que já abastecia as impressoras com papel. Passados 15 dias de implantação do projeto, a FEF cancelou sua participação no contrato da TecnoSet, eliminando a despesa mensal de R$ 2.000 de franquia a partir dali. Resultados: Com a nova empresa SimPress, vencedora da licitação ocorridas em ago/2019, o contrato manteve a franquia mensal de 1.000.000 fls com pagamento de R$ 90.000 para a Unicamp. Esse novo contrato SimPress proporcionou a FEF economizar R$ 36.700 (17.500 fls X 36 meses X $ 0,09 = $ 56.700 - $ 20.000 investimento FEF) no triênio. A FEF eliminou a franquia de R$ 6.000 nos meses de férias. O serviço manteve-se 100% operacional no triênio, utilizando apenas 1 vez a impressora de backup (redundância). Não ocorreram despesas com manutenção das impressoras no triênio. Não houve necessidade de aumentar o quadro de servidores para monitorar e instalar suprimentos nas impressoras. As impressoras próprias da FEF, após 3 anos de uso e depreciação, ainda possuem um valor comercial de R$ 4.000 (20% do projeto FEF), contribuindo assim com a redução do investimento inicial de R$ 20.000. A pandemia do COVID-19 resultou no trabalho remoto dos usuários em 2020-2021, fazendo com que as impressoras e suprimentos não fossem praticamente utilizados. Assim, o projeto para 3 anos foi ampliado para 5 anos sem novos investimentos, resultando numa economia de mais R$ 37.800 (17.500 folhas X 24 meses X R$ 0,09) no biênio, se a FEF tivesse mantido o contrato terceirizado de impressão outsourcing da SimPress. Conclusão: O investimento de 1 ano de contrato de impressão com a TecnoSet ou SimPress permitiu adquirir infraestrutura própria para atender 3 anos de demanda FEF. Atualmente, a Unicamp paga R$ 3.240.000 para a SimPress para atender as Unidades interessadas. A universidade pode vir a economizar R$ 2.160.000 por triênio se investir R$ 1.080.000 em infraestrutura própria, seguindo o projeto criado pela FEF. A economia gerada poderia ser utilizada na universidade para novos investimentos, ou no apoio ao Cemeq para poderia centralizar impressoras e suprimentos e fazer a distribuição rápida às Unidades.